Kunde: PKZ
PKZ ist ein renommierter Schweizer Fashion Retailer mit einer grossen Auswahl an exklusiven Marken. PKZ steht für Qualität und individuellen Service. Ihr Omnichannel-Konzept verbindet Online- und Offline-Shopping perfekt und ermöglicht den Kunden so ein noch besseres Einkaufserlebnis. Der Erfolg von PKZ beruht auf ihrer langjährigen Tradition, mit einem Schwerpunkt auf Qualität, Passform und Preis-Leistung. Seit ihrer Gründung im Jahr 1881 ist PKZ der führende Anbieter in der Schweizer Modebranche mit über 40 Geschäften und einer starken Online-Plattform.
Ausgangslage
PKZ akzeptiert eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, darunter Visa, Mastercard, American Express, Postfinance, Twint, JCB und CUP, und verarbeitet täglich ein grosses Transaktionsvolumen. Diese Transaktionen müssen täglich abgestimmt werden, um die Kontrolle über die korrekte Auszahlung der Kartenverarbeiter (Debitoren) zu garantieren. Die Abstimmung dieser Transaktionen erfolgte manuell mit Excel-Tabellen, was einen aufwändigen und zeitraubenden Prozess zur Folge hatte.
Dieser Prozess war nicht nur sehr personalintensiv, sondern führte auch zu Inkonsistenzen und Abweichungen bei der Kontenabstimmung. Dies verursachte oft Verzögerungen und Probleme bei den monatlichen und vierteljährlichen Abschlüssen. Es bestand ein klarer Bedarf an einer automatisierten Lösung. PKZ suchte nach einem System, das Transaktionen automatisch abgleichen konnte, menschliche Fehler reduzierte, die Zeit für manuelle Tätigkeiten verringerte und genaue Kontosalden bereitstellte.
Diese Fallstudie veranschaulicht, wie PKZ diese Probleme gelöst hat und welche Verbesserungen durch den Einsatz von ReconHub erreicht wurden. Sie gibt einen ausführlichen Überblick über die Schwierigkeiten, mit denen PKZ konfrontiert war.
Die Herausforderung: Manuelle Abstimmung bei PKZ
Vor der Einführung von ReconHub war die Abstimmung der einzelnen Transaktionen, Vergütungsanzeigen und Bankzahlungen weitgehend ein manueller Prozess. Unmengen von Kassen- und Bankbelegen mussten sortiert und abgestimmt werden.
Manuelle Abstimmung ist grundsätzlich zeitaufwändig. Mit über 40 Filialen im ganzen Land und einer aktiven E-Commerce-Plattform war die Arbeitslast sehr gross. Jede Transaktion musste einzeln überprüft und mit Bankauszügen, Kassenbelegen und Vergütungsanzeigen der Kreditkartenverarbeiter abgeglichen werden - ein Prozess, der sehr arbeitsintensiv ist und sorgfältig erledigt werden muss.
Zur Unterstützung wurden zahlreiche Excel-Tabellen angelegt, in denen die Verkäufe und Gutschriften sorgfältig eingetragen wurden. Excel ist zwar ein mächtiges Tool, aber es ist nicht für die Komplexität geeignet, die beim Abgleich von grossen Transaktionsvolumina über unterschiedliche Zahlungsmethoden entsteht. Die grosse Menge an Belegen machte die Arbeit zusätzlich schwierig und führte zu weiteren Folgefehlern.
Darüber hinaus führten manuelle Abstimmung und die Verwendung von Tabellenkalkulationen zu einem hohen Risiko menschlicher Fehler. Selbst geringfügige Fehler wie Tippfehler oder Fehlkonfigurationen in Formeln konnten erhebliche Auswirkungen haben.
Der Bedarf an einer robusteren, automatisierten Lösung war klar - eine Lösung, die Prozesse optimieren, Fehler reduzieren und eine grössere finanzielle Transparenz bieten konnte. Hier kam ReconHub ins Spiel.
Die Lösung: ReconHub optimiert die Finanzabläufe von PKZ
PKZ entschied sich für ReconHub, um diese Schwierigkeiten zu bewältigen. ReconHub erlaubt eine vollständig automatisierte Prüfung auf der Ebene der einzelnen Transaktionen. Diese Funktionen halfen PKZ dabei, ihre Abstimmung effizienter zu gestalten, die Nachvollziehbarkeit bei elektronischen Zahlungsvorgängen zu verbessern und ihre Abstimmungsprozesse insgesamt zu vereinfachen.
Einer der grössten Vorteile von ReconHub war die Fähigkeit zur automatisierten Abstimmung von Einzel-Transaktionen. Diese Funktion vereinfachte den Abstimmungsprozess, indem sie Transaktionen automatisch mit Kreditkarten- und Bankauszügen abglich. Durch den Ersatz manueller Abstimmung durch einen automatisierten Ansatz reduzierte ReconHub nicht nur die benötigte Zeit und Arbeitskraft, sondern eliminierte auch das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet eine korrekte Verbuchung der Belege in der Finanzbuchhaltung.
Die Transaktionsabstimmung erhöhte auch die Transparenz der finanziellen Zahlungsströme. Dieses hohe Mass an Transparenz ermöglichte es ihnen, schnell Unstimmigkeiten oder Anomalien zu identifizieren, um sicherzustellen, dass Fehler schnell erkannt und behoben werden konnten.
Wenn alle Transaktionen und Bankkonten täglich korrekt abgestimmt werden können, so ist es auch viel einfacher die Monats- und Quartalabschlüsse korrekt und termingerecht aufzubereiten.
Das Ergebnis: Signifikante Verbesserungen mit ReconHub
Die Implementierung von ReconHub brachte für PKZ grosse Verbesserungen mit sich. Diese Verbesserungen spiegelten sich in mehreren Schlüsselbereichen der Finanzkontrollen wider und führten zu erhöhter Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen.
Effizienter Abschlussprozess
Dank ReconHub erlebte PKZ einen schnellen, klaren und einfachen Umgang mit ihren Abschlussprozesses. Die automatisierte Abstimmung und der transaktionsbasierte Abgleich reduzierten den Zeitaufwand erheblich, der für die Monats- und Quartalsabschlüsse erforderlich war. Dies ermöglichte es PKZ, ihre Buchhaltung zeitnah abzuschliessen, was das Reporting und die Qualität der Buchführung erhöhte.
Erhöhte Transparenz
Die elektronische Transaktionsabstimmung von ReconHub lieferte detaillierte Einblicke in PKZ's Zahlungs- und Gebührenstruktur. Dies förderte die Transparenz und Kontrolle, da PKZ die Bewegung der Gelder leicht verfolgen und etwaige Unstimmigkeiten oder Anomalien schnell identifizieren konnte.
Verbesserte Monats- und Quartalsabschlüsse
Dank schneller, aufschlussreicher und transparenter Abschlüsse profitierte PKZ von genauen und rechtzeitig gelieferten Finanzunterlagen. Die automatisierte Abstimmung gewährleistete, dass alle Transaktionen komplett abgestimmt wurden, was das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten reduzierte.
Gesteigerte Effizienz
Durch die Automatisierung routinemässiger Aufgaben ermöglichte ReconHub dem Team von PKZ, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Dies erhöhte nicht nur die operationale Effizienz, sondern verbesserte auch die Qualität der Arbeit, da das Team mehr Zeit und Ressourcen für strategische Planung und Entscheidungsfindung aufwenden konnte.
Kosteneinsparungen
Durch die Optimierung von Abläufen und die Reduzierung von Fehlern half ReconHub PKZ, signifikante Kosteneinsparungen bei der Debitorenabstimmung zu erzielen. Die Verringerung des Arbeitsaufwandes für die manuelle Abstimmung, die Verringerung von Fehlern und die verbesserte Effizienz trugen alle zu einem kostengünstigeren Finanzmanagementprozess bei.
Daniel Hasler
Chief Financial Officer
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung von ReconHub signifikante Verbesserungen in den Finanzabläufen von PKZ brachte. Die Plattform optimierte nicht nur ihre Prozesse, sondern bot auch eine grössere Transparenz und Genauigkeit, was zu verbesserten Finanzunterlagen und Kosteneinsparungen führte. Mit ReconHub konnte PKZ ihr Finanzmanagement transformieren und einen kristallklaren Blick auf ihre Finanzen und täglich korrekte Konten erhalten.
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