Blog Die versteckten Kosten einer unvollständigen Abstimmung: Verstehen von Leckagen

In unserem ersten Artikel haben wir die Schwierigkeiten des Order-to-Cash-Prozesses (O2C) im Einzelhandel beleuchtet, insbesondere für große Händler, die zahlreiche Vertriebskanäle und unterschiedliche Zahlungsmethoden handhaben müssen. Eine große Herausforderung, die sich ergibt, wenn die Abstimmung nicht zu 100 % vollständig ist, sind finanzielle Verluste. Unter Leckage versteht man die Einnahmen, die durch die Maschen fallen, wenn Transaktionen nicht vollständig abgeglichen werden. Es handelt sich dabei um versteckte Kosten, die sich erheblich auf den Gewinn und die Effizienz auswirken können - und doch bleiben sie oft unbemerkt.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, was Leckagen sind, wie sie entstehen und warum sich jeder große Einzelhändler damit befassen sollte. Wir werden auch die langfristigen Risiken von Leckagen aufzeigen und wie sie sich auf dein Endergebnis auswirken können, wenn sie nicht behoben werden. Am Ende wirst du verstehen, warum die Beseitigung von Leckagen so wichtig für den Schutz deiner finanziellen Gesundheit ist.

Was sind Leckagen im O2C-Prozess?

Unter Leckage versteht man den Umsatz, der einem Einzelhändler aufgrund von nicht oder falsch abgestimmten Transaktionen entgeht. Sie sind das Ergebnis von Differenzen zwischen dem, was ein Einzelhändler zu erhalten erwartet, und dem, was tatsächlich eingeht. Leckagen entstehen, wenn Lücken im Abstimmungsprozess verhindern, dass Verkaufs- und Zahlungsdaten perfekt übereinstimmen. Bei großen Einzelhändlern mit mehreren Zahlungskanälen, Tausenden von Transaktionen und vielen Datenerfassungspunkten können Leckagen leicht zu erheblichen versteckten Kosten führen.

Nach unserer Erfahrung bei Abrantix liegen die Leckagen in O2C-Prozessen bei großen Einzelhändlern in der Regel zwischen 0,05 % und 0,5 % des Gesamtumsatzes. Das mag nach einem geringen Prozentsatz klingen, aber für einen Einzelhändler, der jährlich 100 Millionen Dollar an Kartenzahlungen verarbeitet, können sich die Leckagen auf 50.000 bis 500.000 Euro an entgangenen Einnahmen pro Jahr belaufen. Diese versteckten Verluste können sich direkt auf die Rentabilität auswirken und machen es schwieriger, die finanzielle Kontrolle zu behalten.

Wie kommt es zu Leckagen?

Leckagen können aus vielen Gründen auftreten, die häufig auf die Komplexität der Verwaltung eines großen Volumens von Verkaufstransaktionen über mehrere Zahlungssysteme hinweg zurückzuführen sind. Hier sind einige der Hauptursachen:

1. Zusammengefasste Zahlungen und Abzüge

   Einzelhändler erhalten oft aggregierte Zahlungen von Banken oder Zahlungsabwicklern. Das bedeutet, dass mehrere Einzeltransaktionen zu einer einzigen Einzahlung gebündelt werden, wobei Gebühren abgezogen werden. Es ist schwierig, jeden einzelnen Verkauf mit einer aggregierten Nettoeinzahlung abzugleichen, und wenn Differenzen nicht geklärt werden, kommt es zu Leckagen. Zu diesen Diskrepanzen können unerwartete Bearbeitungsgebühren oder Abzüge gehören, die bei der Abstimmung nicht korrekt berücksichtigt wurden.

2. Menschliche Fehler bei der manuellen Abstimmung

   Manuelle Abstimmungsprozesse sind zeitaufwändig und fehleranfällig, vor allem wenn es um die große Anzahl von Transaktionen geht, die große Einzelhändler verwalten müssen. Fehler können bei der Abstimmung von Verkaufsunterlagen mit Zahlungsdaten oder bei der Eingabe von Informationen in Finanzsysteme auftreten. Selbst eine geringe Fehlerquote kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Verlusten führen. Menschliche Fehler, wie z. B. eine verpasste Transaktion oder eine falsche Eingabe, tragen zu Verlusten bei und erschweren die Führung genauer Finanzunterlagen.

3. Fehlende oder fehlerhafte Daten

   Unvollständige oder falsche Daten sind eine weitere Hauptursache für Datenverluste. Fehlende Transaktions-IDs, falsche Zahlungsreferenzen oder fehlende Zeitstempel können zu Diskrepanzen führen, die eine genaue Abstimmung während des Abstimmungsprozesses verhindern. Ohne vollständige Daten ist es unmöglich zu bestätigen, dass alle Verkäufe korrekt mit den Zahlungen abgeglichen wurden, was zu nicht abgestimmten Posten führt, die zu Leckagen beitragen.

4. Ausnahmen und zeitliche Differenzen bei Abrechnungen

   Leckagen können auch aufgrund von Ausnahmen und zeitlichen Differenzen auftreten. Verkäufe werden erfasst, wenn sie stattfinden, aber Abrechnungen können Tage dauern, insbesondere im E-Commerce oder bei Rückbuchungen. Diese zeitliche Abweichung führt zu Diskrepanzen, wenn Verkäufe und Zahlungen in unterschiedliche Abrechnungszeiträume fallen. Ohne Echtzeit-Automatisierung bleiben diese Transaktionen oft unabgestimmt, was zu Leckagen führt.

Langfristige Auswirkungen von Leckagen auf dein Unternehmen

Leckagen sind nicht nur ein geringfügiges Problem, sondern können langfristige Folgen für jedes große Einzelhandelsunternehmen haben. Hier sind einige der wichtigsten Auswirkungen, die sich ergeben, wenn Leckagen nicht behoben werden:

1. Gewinneinbußen

   Jeder Euro, der durch Leckagen verloren geht, bedeutet entgangene Einnahmen. Im Laufe der Zeit können Leckagen die Gewinne schmälern und die Gewinnspannen schrumpfen lassen. Für Einzelhändler, die ohnehin schon mit knappen Margen arbeiten, kann schon ein kleiner Prozentsatz der durch Leckagen verlorenen Einnahmen den Unterschied zwischen einem profitablen und einem schwierigen Jahr ausmachen. Die Behebung von Leckagen ist für die Aufrechterhaltung gesunder Gewinnspannen und die Gewährleistung langfristiger finanzieller Stabilität unerlässlich.

2. Audit- und Compliance-Risiken

   Leckagen können zu Unstimmigkeiten in den Finanzunterlagen führen, was bei Prüfungen ein großes Problem darstellen kann. Prüfer benötigen klare und genaue Aufzeichnungen über Transaktionen, und jede Unstimmigkeit kann zu einer verstärkten Prüfung oder sogar zu Strafen führen. Mit der Zunahme des elektronischen Zahlungsverkehrs seit COVID-19 hat das Transaktionsvolumen zugenommen und damit auch das Risiko, dass Unstimmigkeiten die zulässigen Grenzen überschreiten. Wenn Diskrepanzen als erheblich angesehen werden, müssen sie nachgewiesen werden, und wenn dies nicht geschieht, kann es zu Problemen mit der Einhaltung der Vorschriften kommen.

3. Höhere Betriebskosten

   Die manuelle Behebung von Leckagen kann die Betriebskosten erheblich erhöhen. Finanzteams müssen zusätzliche Zeit aufwenden, um Diskrepanzen zu finden, ihre Ursachen zu ermitteln und Fehler zu korrigieren. Diese zusätzliche Arbeit nimmt Ressourcen von strategischeren Finanzaktivitäten weg und erhöht die Arbeitskosten. Außerdem benötigen Wirtschaftsprüfer unter Umständen mehr Zeit für die Untersuchung von Unstimmigkeiten, was die Prüfungsgebühren erhöht.

Die Notwendigkeit einer vollständigen Abstimmung zur Beseitigung von Leckagen

Der beste Weg, um Leckagen zu beseitigen, ist eine 100-prozentige Abstimmung über alle Vertriebskanäle und Zahlungssysteme hinweg. Vollständige Abstimmung bedeutet, dass jeder einzelne Verkauf genau mit der entsprechenden Zahlung abgeglichen wird und keine Diskrepanzen ungelöst bleiben. Um dies effektiv zu erreichen, müssen große Einzelhändler über manuelle Prozesse hinausgehen und in automatisierte >Abstimmungslösungen investieren.

Wie Automatisierung Leckagen behebt

Automatisierte Abstimmungslösungen sind darauf ausgelegt, den Umfang und die Komplexität moderner Einzelhandelsgeschäfte zu bewältigen. Hier erfahren Sie, wie sie dazu beitragen, Leckagen zu vermeiden:

• Echtzeit-Abstimmung: Automatisierte Systeme können Transaktionen in Echtzeit abstimmen und so sicherstellen, dass Unstimmigkeiten sofort erkannt und behoben werden, anstatt erst Monate später. Dies verringert das Risiko, dass sich Unstimmigkeiten ansammeln und zu Leckagen führen.

• Verwaltung von Ausnahmen: Automatisierte Abstimmungswerkzeuge verfügen über leistungsstarke Funktionen für das Ausnahmemanagement, mit denen Unstimmigkeiten sofort nach ihrem Auftreten erkannt und hervorgehoben werden können. Auf diese Weise können Finanzteams Probleme schnell untersuchen und lösen, bevor sie zu undichten Stellen führen.

• Revisionssicherheit: Automatisierte Lösungen stellen sicher, dass alle Transaktionen abgeglichen und verbucht werden, und bieten so einen klaren und umfassenden Prüfpfad für jede Transaktion. Dies trägt zur Verringerung des Prüfungsrisikos bei und gewährleistet die Einhaltung der Finanzvorschriften.

• Handhabung aggregierter Zahlungen: Automatisierte Systeme können aggregierte Zahlungen aufschlüsseln und sie einzelnen Verkaufstransaktionen zuordnen. Dies erleichtert den Umgang mit aggregierten Einzahlungen und Gebührenabzügen und verringert das Risiko von Leckagen.

Schlussfolgerung: Die Beseitigung von Leckagen ist der Schlüssel zur finanziellen Gesundheit

Leckagen im O2C-Prozess sind ein unsichtbares Risiko und Kosten, die die Rentabilität, die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz beeinträchtigen. Bei großen Einzelhändlern, die ein hohes Transaktionsvolumen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg verwalten, ist das Risiko von Leckagen immer gegeben, wenn die Abstimmung nicht automatisiert und vollständig ist. Von zeitlichen Unterschieden bis hin zu menschlichen Fehlern und aggregierten Zahlungen - die Ursachen für Leckagen sind vielfältig, aber die Lösung liegt auf der Hand: eine 100-prozentige Abstimmung.

Durch die Investition in automatisierte Abstimmungslösungen können Einzelhändler Leckagen beseitigen, die Rentabilität aufrechterhalten und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. In unserem nächsten Artikel stellen wir praktische Tools vor, mit denen Einzelhändler ihr Leckage-Risiko bewerten können. Dazu gehören ein Rechner für die Auswirkungen von finanziellen Leckagen und eine Checkliste zur Bewertung von Abstimmungsprozessen. Bleibe dran, wenn wir dir helfen, den nächsten Schritt zur Verringerung von Leckagen und zur Stärkung deiner Finanzkontrollen zu machen.