Blog Das Mysterium Order to Cash (O2C) im Einzelhandel entschlüsseln

Order to Cash (O2C) ist ein wichtiger Finanzprozess, der den gesamten Zeitraum vom Kauf eines Kunden bis zur Verbuchung des Geldes umfasst. Für große Einzelhändler bedeutet die effektive Verwaltung von O2C, dass sie viele Verkaufskanäle, verschiedene Zahlungsmethoden und andere Details verwalten müssen. In diesem Artikel erklären wir, was O2C ist, warum es für einen reibungslosen Ablauf wichtig ist und welche Herausforderungen es mit sich bringt.

Was ist Order to Cash (O2C)?

O2C ist der komplette Zyklus einer Verkaufstransaktion - von der Bestellung eines Kunden bis zum Zahlungseingang und der Erfassung. Zu den wichtigsten Schritten gehören:

• Auftragserteilung: Kunden geben ihre Bestellungen über verschiedene Kanäle auf, z. B. in Geschäften, auf Online-Websites oder über mobile Apps.

• Zahlungsabwicklung: Zahlungen können über Kreditkarten, Debitkarten, digitale Geldbörsen oder andere Methoden erfolgen, die jeweils ihre eigenen Schritte und Verarbeitungsanforderungen haben.

• Datenerfassung: Verkaufs- und Zahlungsdaten müssen in allen Systemen genau erfasst und abgeglichen werden, um Diskrepanzen zu vermeiden.

• Abstimmung: Sicherstellen, dass Verkaufsdaten und Zahlungsaufzeichnungen übereinstimmen und bestätigen, dass alle geschuldeten Beträge eingegangen sind.

• Buchführung: Abschließen der Transaktionen durch genaue Erfassung in den Finanzberichten des Unternehmens.

Ein gut geführter O2C-Prozess trägt dazu bei, dass die Einnahmen effizient und ohne Verzögerungen oder Fehler in das Unternehmen fließen.

Herausforderungen von O2C für große Einzelhändler

Für große Einzelhändler, die jährlich mehr als 100 Millionen Euro an Kartenzahlungen abwickeln, kann der O2C-Prozess aufgrund mehrerer Faktoren eine Herausforderung darstellen:

1. Mehrere Verkaufskanäle: Die Verkäufe stammen aus verschiedenen Quellen wie stationären Geschäften, E-Commerce-Plattformen, mobilen Apps und Marktplätzen Dritter. Diese Vielfalt macht die Datenerfassung komplex.

2. Unterschiedliche Zahlungsarten: Kunden verwenden verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten, Debitkarten und mobile Geldbörsen. Jede dieser Methoden ist mit unterschiedlichen Gebühren, Fristen und Bearbeitungsanforderungen verbunden, was die Komplexität noch erhöht.

3. Internationale Präsenz: Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, müssen Sie sich mit unterschiedlichen Vorschriften, Währungen, Banksystemen und Anforderungen an die Zahlungsabwicklung auseinandersetzen.

4. Aggregierte Zahlungen: Banken fassen oft mehrere Zahlungen zu einer Einzahlung zusammen, was es ohne automatisierte Prozesse schwierig macht, bestimmte Transaktionen zuzuordnen.

5. Zeitliche Unterschiede: Es kann mehrere Tage dauern, bis die Zahlungen abgewickelt sind, wodurch zeitliche Lücken entstehen können, die zu Diskrepanzen zwischen Umsätzen und Zahlungen führen.

Probleme bei der manuellen Abstimmung

Die manuelle Abstimmung von Zahlungen und Umsatzdaten ist oft ineffizient, zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere bei großen Einzelhändlern:

• Menschliche Fehler: Fehler bei der Dateneingabe sind häufig und können zu erheblichen Diskrepanzen führen, deren Behebung zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand erfordert.

• Hohe Kosten: Die manuelle Abstimmung erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand und treibt die Betriebskosten in die Höhe.

• Langsame Finanzabschlüsse: Die manuelle Abstimmung von Transaktionen verlangsamt den Prozess des Rechnungsabschlusses und der rechtzeitigen Erstellung von Finanzberichten.

Die Kosten von Leckagen in O2C

Eine unvollständige Abstimmung kann zu finanziellen Verlusten führen, d. h. zu Geldverlusten aufgrund von ungelösten Diskrepanzen. Bei großen Einzelhändlern können diese finanziellen Verluste zwischen 0,05 % und 0,5 % des Gesamtumsatzes ausmachen. Zu den häufigen Ursachen für Leckagen gehören nicht zugeordnete Transaktionen, Provisionsabzüge und zeitliche Unterschiede bei Zahlungen.

Die Bedeutung der Automatisierung bei O2C

Die Automatisierung des O2C-Prozesses ist von entscheidender Bedeutung, um ihn effektiv zu verwalten und Fehler zu minimieren:

• Erhöhte Genauigkeit: Durch die Automatisierung wird die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler während des Abstimmungsprozesses erheblich verringert.

• Echtzeit-Abstimmung: Die Automatisierung ermöglicht eine Echtzeitabstimmung von Zahlungen und Verkaufsdaten, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Diskrepanzen verringert wird.

• Geringere Arbeitskosten: Durch die Automatisierung wird der manuelle Arbeitsaufwand verringert, so dass sich die Finanzteams auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.

• Einhaltung von Prüfungsvorschriften: Automatisierte Systeme schaffen einen klaren und konsistenten Prüfpfad und erleichtern so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Fazit

Order to Cash (O2C) ist entscheidend für die Umwandlung von Umsätzen in Cashflow. Für große Einzelhändler ist die Automatisierung des Abstimmungsprozesses notwendig, um finanzielle Lecks zu vermeiden, Genauigkeit zu gewährleisten und die Rentabilität zu erhalten. Im nächsten Artikel werden wir uns eingehender mit finanziellen Lecks befassen und erörtern, wie man sie verhindern kann. Bleibe dran und erfahre mehr über die effektive Verwaltung von Finanzprozessen im Einzelhandel.