Die Herausforderungen der Zahlungsabstimmung im Einzelhandel

Für große Einzelhändler kann der O2C-Prozess eine echte Herausforderung sein. Hier sind einige der größten Probleme, denen sich Unternehmen gegenübersehen:

• Komplexität durch verschiedene Verkaufskanäle: Verkäufe stammen oft aus unterschiedlichen Quellen wie stationären Geschäften, Online-Shops, mobilen Apps und Marktplätzen Dritter. Diese Vielfalt führt zu einer fragmentierten Datenerfassung, die die Abstimmung der Zahlungen erschwert. Jede Plattform hat ihre eigenen Prozesse, was das Matching von Bestellungen und Zahlungen komplex und fehleranfällig macht.
• Unterschiedliche bargeldlose Zahlungsmethoden: Kunden nutzen verschiedenste bargeldlose Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Debitkarten, digitale Wallets oder mobile Bezahlsysteme. Jede dieser Methoden hat spezifische Gebühren, Fristen und Bearbeitungsanforderungen, die die Abstimmung erschweren. Diese Vielzahl an Zahlungsarten macht es schwierig, einen Überblick zu behalten und jede Transaktion korrekt zuzuordnen.
• Aggregierte Zahlungen und Provisionsabzüge: Zahlungen werden häufig von Banken oder Zahlungsdienstleistern aggregiert, sodass mehrere Transaktionen zu einer einzigen Einzahlung zusammengefasst werden. Dies führt zu Herausforderungen, wenn es darum geht, spezifische Zahlungen korrekt einer Bestellung zuzuordnen. Ohne eine automatisierte Lösung kann diese Zuordnung extrem zeitaufwändig und fehleranfällig sein.
• Zeitliche Unterschiede bei Abwicklungen: Zahlungen brauchen oft mehrere Tage, bis sie vollständig abgewickelt sind, insbesondere bei internationalen Transaktionen oder komplexen Verkaufskanälen. Diese zeitlichen Verzögerungen können zu Lücken führen, die Diskrepanzen zwischen Verkaufs- und Zahlungsdaten erzeugen. Solche Lücken erschweren es, eine exakte Abstimmung sicherzustellen.
• Probleme bei der manuellen Abstimmung: Viele Einzelhändler versuchen immer noch, Zahlungen manuell abzustimmen. Dies ist jedoch oft ineffizient, zeitaufwändig und fehleranfällig. Menschliche Fehler, hohe Betriebskosten und langsame Finanzabschlüsse sind typische Folgen der manuellen Abstimmung.
  • Menschliche Fehler: Dateneingabefehler sind häufig und können zu erheblichen Diskrepanzen führen, deren Behebung zusätzlichen Aufwand erfordert.
  • Hohe Kosten: Die manuelle Abstimmung ist arbeitsintensiv und erhöht die Betriebskosten, da Mitarbeiter viel Zeit für einfache, sich wiederholende Aufgaben aufwenden müssen.
  • Langsame Finanzabschlüsse: Die manuelle Abstimmung verlangsamt den Finanzabschlussprozess, was die rechtzeitige Erstellung von Finanzberichten beeinträchtigen kann.