Bei der Zahlungsabstimmung gibt es verschiedene Ansätze, die je nach Größe des Unternehmens und den Anforderungen an die Buchhaltung unterschiedlich geeignet sind. Oft wird die transaktionsgenaue Abstimmung, bei der jede einzelne Zahlung zwischen Kasse/Webshop, Vergütungen und Bank abgeglichen wird, als der beste Weg angesehen. Aber ist dieser Aufwand immer notwendig? In diesem Artikel schauen wir uns an, warum es manchmal völlig ausreicht, nur die Vergütungen (EFT-Daten) mit der Bank abzugleichen und welche Vorteile dieser einfachere Ansatz bietet.
Was bedeutet Vergütungsabstimmung?
Die Vergütungsabstimmung bedeutet, dass die gesammelten Zahlungen, die durch Zahlungsabwickler auf das Bankkonto überwiesen werden, abgestimmt werden. Diese Vergütungen umfassen alle Zahlungen, die an einem Tag über Karten, Plattformen oder andere elektronische Wege eingegangen sind. Statt jede einzelne Transaktion, die im Geschäft getätigt wurde, einzeln abzugleichen, werden hier alle Transaktionen der Zahlungsdienstleister gegen deren Sammelüberweisungen an die Bank überprüft.
Der Vorteil dieses Ansatzes liegt in seiner Einfachheit. Die Daten werden gesammelt und als eine Summe an die Bank überwiesen. Es ist wesentlich einfacher, diese Gesamtsumme zu überprüfen, als jede einzelne Transaktion im Detail zu kontrollieren. Besonders für mittelgrosse Unternehmen oder für Unternehmen, bei denen der Großteil der Zahlungen reibungslos verläuft, bietet diese Methode eine verlässliche und zeitsparende Alternative zur transaktionsgenauen Abstimmung.
Vorteile der reinen Vergütungsabstimmung
- Effizienz: Der größte Vorteil der reinen Vergütungsabstimmung ist, dass sie viel Zeit spart. Man muss nicht jede einzelne Transaktion überprüfen, was den Aufwand erheblich reduziert. Besonders für mittelgrosse Unternehmen oder Geschäfte mit wenigen täglichen Transaktionen kann diese Methode völlig ausreichend sein. Durch das Überprüfen der Gesamtsummen kann der Zeitaufwand minimiert werden, und der Fokus kann auf andere wichtige Geschäftsbereiche gerichtet werden. Zeitersparnis ist für mittelgrosse Unternehmen oft entscheidend, um sich auf das Wachstum und die Kundenbetreuung zu konzentrieren.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Die transaktionsgenaue Abstimmung erfordert oft sehr detaillierte Prüfungen, die viel Zeit und Mühe kosten. Bei der Vergütungsabstimmung reicht es aus, die Gesamtsummen zu prüfen und diese mit den Bankeinzahlungen abzugleichen, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Dies ermöglicht es mittelgrosse Unternehmen, effizient zu arbeiten und ihre Ressourcen auf wesentliche Tätigkeiten zu konzentrieren, anstatt Zeit und Energie auf die Abstimmung jeder einzelnen Zahlung zu verwenden. Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet auch weniger Fehlerquellen, da weniger Schritte durchgeführt werden müssen.
- Schnellere Fehlererkennung: Bei der Vergütungsabstimmung können Fehler schnell erkannt werden, da es weniger Punkte zum Überprüfen gibt. Wenn es Differenzen gibt, fällt das sofort auf, weil die erwarteten Summen mit den tatsächlichen Bankeinzahlungen verglichen werden. Diese Methode funktioniert besonders gut, wenn die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in den einzelnen Transaktionen gering ist. Ein einfacher Vergleich der Gesamtsummen erleichtert das Erkennen von Problemen, sodass schneller auf Unstimmigkeiten reagiert werden kann, was wiederum zu einer verbesserten finanziellen Übersicht führt.
- Kostenersparnis: Die transaktionsgenaue Abstimmung erfordert zusätzliche Konfigurationen für die Kassen-Schnittstelle und Regeln, die für mittelgrosse Unternehmen teuer sein können. Die Vergütungsabstimmung hingegen kann mit einfacheren Mitteln durchgeführt werden, was die Kosten für Buchhaltungsprozesse senkt. Durch geringere Kosten können mittelgrosse Unternehmen ihr Budget besser nutzen und die eingesparten Mittel für andere wichtige Geschäftsbereiche einsetzen.
- Transaktionen weiterhin Sichtbar: Obwohl keine Transaktionsabstimmung statt findet, können die Vergütungstransaktionen (EFT Transakationen) eingesehen werden. Diese werden von ReconHub auch für der Vergütungsabstimmung eingelesen und können darum angezeigt werden.
Herausforderungen der transaktionsgenauen Abstimmung
Die transaktionsgenaue Abstimmung hat den Vorteil, dass jede Zahlung im Detail nachvollzogen werden kann. Doch diese Genauigkeit bringt auch Nachteile mit sich:
- Hoher Aufwand: Die Konfiguration für den Datenimport aus Kassensystemen, die je nach Anbieter unterschiedlich komplex sein kann und oft nicht die beste Datenqualität liefert, ist aufwändig. Auch das Behandeln von Ausnahmen kann zusätzlichen Aufwand bedeuten. Besonders für mittelgrosse Unternehmen, die nicht genug Personal haben, ist dieser Aufwand oft nicht gerechtfertigt. Das Einrichten und Integrieren verschiedener Kassensysteme kann sehr zeitintensiv sein, besonders wenn jedes System unterschiedliche Anforderungen hat. Dieser Aufwand kann schnell die Vorteile der transaktionsgenauen Abstimmung übersteigen.
- Komplexität: Wenn es viele Transaktionen und unterschiedliche Kassensysteme gibt, wird der Aufwand für die Einbindung der Kassendaten deutlich höher. Je mehr verschiedene Kassensysteme genutzt werden, desto schwieriger wird es, diese zu integrieren, was den zusätzlichen Aufwand oft nicht rechtfertigt. Diese Komplexität kann den Nutzen übersteigen, besonders wenn die meisten Transaktionen sowieso korrekt abgewickelt werden. Die Pflege und Abstimmung mehrerer Systeme erhöht die Komplexität und das Risiko von Fehlern, was für mittelgrosse Unternehmen eine unnötige Belastung darstellen kann.
- Behandlung von Ausnahmen: Bei der transaktionsgenauen Abstimmung müssen auch alle Ausnahmen behandelt werden, wie zum Beispiel abgelehnte Zahlungen, Rückerstattungen oder technische Probleme bei der Zahlung. Dies kann viel Zeit und Energie kosten, da jedes Problem individuell untersucht und gelöst werden muss. Die Behandlung von Ausnahmen macht die transaktionsgenaue Abstimmung besonders zeitintensiv und komplex, was für mittelgrosse Unternehmen, die schnell und effizient arbeiten müssen, oft schwer zu bewältigen ist.
Wann reicht die Vergütungsabstimmung aus?
Die Vergütungsabstimmung ist besonders dann sinnvoll, wenn:
- Die Anzahl der Transaktionen überschaubar ist: Wenn das Geschäft nur eine begrenzte Anzahl von Transaktionen pro Tag hat, reicht die Abstimmung der Vergütungen meist aus, um sicherzustellen, dass die Zahlungen korrekt sind. In solchen Fällen ist der zusätzliche Aufwand für eine transaktionsgenaue Abstimmung nicht notwendig und die einfachere Methode kann gute Ergebnisse liefern.
- Ein hohes Vertrauen in die Zahlungsprozesse besteht: Wenn die Zahlungsanbieter zuverlässig sind und bisher kaum Fehler aufgetreten sind, ist der zusätzliche Aufwand einer transaktionsgenauen Abstimmung oft nicht notwendig. Wenn sich die Zahlungsprozesse als stabil und verlässlich erwiesen haben, kann die Vergütungsabstimmung eine praktikable und zeitsparende Alternative darstellen.
- Ressourcen geschont werden sollen: Mittelgrosse Unternehmen oder solche mit wenig Personal im Buchhaltungsbereich profitieren davon, wenn der Aufwand gering gehalten wird. Die Vergütungsabstimmung ermöglicht es, die wichtigsten Punkte zu prüfen, ohne jede Transaktion im Detail nachvollziehen zu müssen. Die gesparte Zeit kann dann in andere wichtige Aufgaben fließen, wie zum Beispiel die Kundenbetreuung oder die Erweiterung des Geschäfts. Das Schonen von Ressourcen hilft mittelgrosse Unternehmen dabei, flexibler und produktiver zu sein.
- Kosten und Nutzen abgewogen werden: Wenn die Kosten für die Durchführung einer transaktionsgenauen Abstimmung höher sind als der Nutzen, den sie bringt, ist die Vergütungsabstimmung oft der bessere Weg. Für viele Unternehmen geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen Genauigkeit und Kosten zu finden, und die Vergütungsabstimmung bietet oft den besten Kompromiss.
Fazit: Die richtige Balance finden
Die transaktionsgenaue Abstimmung mag für große Unternehmen oder solche mit sehr komplexen Zahlungsprozessen sinnvoll sein, um maximale Kontrolle zu haben. Für viele mittelgrosse Unternehmen oder Geschäfte reicht jedoch die Vergütungsabstimmung oft völlig aus. Sie bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, die Vergütungen auf dem Bankkonto zu überprüfen, ohne sich in den Details jeder einzelnen Transaktion zu verlieren.
Eine Lösung wie ReconHub kann dabei helfen, die Zahlungsabstimmung der Vergütungsdaten mit der Bank effizient und automatisch durchzuführen, sodass Unstimmigkeiten sofort erkannt und behoben werden können. Dies spart Zeit und sorgt dafür, dass die Buchhaltung immer einen guten Überblick über die Zahlungsflüsse hat. Letztendlich geht es darum, die richtige Balance zwischen Aufwand und Genauigkeit zu finden – und für viele Unternehmen bietet die Vergütungsabstimmung genau das. Sie hilft dabei, die wichtigsten Punkte zu überprüfen und dabei Ressourcen zu schonen, ohne auf Sicherheit und Übersichtlichkeit zu verzichten.
