Kreditkartentransaktionen sind neben vielen anderen Zahlungskanälen ein fester Bestandteil Ihres Tagesgeschäfts. Das finanzielle Wohlergehen Ihres Unternehmens hängt in hohem Masse von der ordnungsgemässen Verbuchung und Abstimmung dieser Transaktionen ab. Am Ende des Tages muss Ihr Unternehmen wissen, wie viele Einnahmen erzielt wurden und wann diese Gelder eingegangen sind.
Verkäufe und Zahlungen sind im Laufe der Zeit immer komplexer geworden. Kreditkarten, digitale Geldbörsen und Pay-Later-Systeme, um nur einige zu nennen, wirken sich auf den Fluss und die Abrechnung von Transaktionen aus.
Jeder Zahlungskanal hat andere Bedingungen und Zeitrahmen. Wie kann Ihre Buchhaltungsabteilung mit jedem Detail Schritt halten und effizient abstimmen? An dieser Stelle kommt die Automatisierung ins Spiel. Wenn Sie Ihren Abstimmungsprozess automatisieren, verbessert sich Ihre finanzielle Situation erheblich.
Genaue Finanzdaten
In erster Linie ist ein Unternehmen nur so stark wie die Genauigkeit seiner Finanzdaten. Die finanzielle Genauigkeit wirkt sich nicht nur auf die kurzfristige Lebensfähigkeit eines Unternehmens aus, sondern auch auf seinen langfristigen Erfolg. Wenn ständig Einnahmen ausbleiben oder Fragen nicht weiter verfolgt werden, versickern die dem Unternehmen geschuldeten Mittel einfach grundlos.
Mit einem automatisierten System gewinnen Sie auf vielen Ebenen an finanzieller Genauigkeit. Dies geschieht in Form von Daten, die Ihnen Auskunft geben:
- Wann Geld fliesst
- Über die individuellen Gebührenstrukturen der Anbieter
- Über Provisionshöhen für jeden einzelnen Zahlungsanbieter
- Wann es eine Unstimmigkeit gibt und die Gelder noch ausstehen
- Zu Informationen aufgeteilt nach den Einkommensströmen, die von verschiedenen Anbietern, Banken, Kreditkartenunternehmen usw. eingehen.
Leichterer Anbietervergleich
Wenn Sie über alle Informationen auf einer einheitlichen Basis verfügen, sind Sie in einer viel besseren Position, um die Kosten und Vorteile für Ihr Unternehmen bei der Wahl des Anbieters zu analysieren. Wenn Sie beispielsweise unterschiedliche Tarife, Provisionsstrukturen und Zeitrahmen vergleichen, kann Ihr Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen. Außerdem sind Sie in der Lage, bei Bedarf eine Neubewertung vorzunehmen, wenn neue Anbieter auftauchen oder sich die Tarife ändern.
Ein automatisiertes System gibt Ihnen die Möglichkeit, problemlos Vergleiche zwischen konkurrierenden Anbietern anzustellen, da die Software Informationen über die meisten großen europäischen (und internationalen?) Anbieter enthält und diese in gebrauchsfertiger Form präsentiert.
Bessere Vorbereitung auf die jährliche Rechnungsprüfung
Mit einem automatisierten System, das Ihnen Finanzdaten zur Verfügung stellt und einen kontinuierlichen Abgleich ermöglicht, ist Ihr Unternehmen auf viele Szenarien vorbereitet - eines der wichtigsten ist die jährliche Betriebsprüfung.
Dank der besseren Datenverfügbarkeit, -genauigkeit und -aktualität kann Ihr Unternehmen Prüfungsanforderungen schnell und effizient nachkommen. Sie haben nicht nur die Informationen zum Zeitpunkt der Prüfung parat, sondern verfügen auch über einen Finanzpfad, der sich über das gesamte Jahr erstreckt und Fragen zu Unstimmigkeiten und Einnahmeströmen beantwortet.
Erstellen Sie umfassende Finanzberichte
Das Gleiche gilt für die jährliche Berichterstattung. Zu den kritischen Zeitpunkten, an denen Ihr Unternehmen Finanzberichte erstellen muss, stehen die Finanzdaten auf Knopfdruck bereit. Diese Daten stehen dann für die Finanzanalyse bereit, wenn wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden müssen.
Gewinnen Sie technische Effizienz
Auf der technischen Seite bedeutet die Datenextraktion, die mit einem automatisierten Prozess und nicht manuell erfolgt, dass die Daten schnell und kontinuierlich extrahiert werden. Ihr Unternehmen ist dann in der Lage, Informationen wie z. B. eindeutige Identifikatoren zu ermitteln, was für einen Buchhalter manuell schwierig sein kann. Durch die Automatisierung des Prozesses können die Informationen unabhängig davon, in welcher Form oder an welchem Ort sie versteckt sind, erfasst, konvertiert und für die Verwendung beim Unternehmensabgleich gespeichert werden.
Reduzieren Sie das Risiko von Buchhaltungsfehlern
Laufende Verkaufsaktivitäten bedeuten, dass täglich große Mengen an Umsatz- und Kosteninformationen durch Ihr Unternehmen fließen. Wenn Sie diese Zahlen manuell in einer Excel-Tabelle abgleichen, ist Ihr Unternehmen anfällig für menschliche Fehler. Einige davon können große Auswirkungen haben. Durch die Automatisierung des Prozesses werden die richtigen Informationen extrahiert und bis auf die Transaktionsebene eingegeben. Es müssen keine großen Datenmengen mehr importiert oder Durchschnittswerte ermittelt werden, wenn die Zahlen nicht ausgeglichen sind und die Suche nach dem Fehler eine viel zu große Aufgabe ist. Mit einem angemessenen automatisierten System kann alles bis zur Quelle zurückverfolgt werden, wenn eine Untersuchung erforderlich ist.
Finden Sie die Ursache von Unstimmigkeiten leicht heraus
Ziel der Abstimmung ist es, die Umsatzdaten mit den Bank- oder Zahlungsdaten genau abzugleichen. Ein perfekter Abgleich ist jedoch nicht immer möglich. Selbst bei einem automatisierten Prozess treten Unstimmigkeiten auf. Der Unterschied besteht darin, dass Sie mit einem automatisierten System die Möglichkeit haben, diese Informationen zurückzuverfolgen.
Wenn eine Diskrepanz auftritt, haben Sie eine Reihe von Informationen, die genau zeigen, welche Eingaben verwendet wurden, und Sie haben daher die Möglichkeit, diese Zahlen und Quellen zu untersuchen.
Außerdem ist ein wachsendes Unternehmen mit großem Umsatzvolumen kein Hindernis für eine genaue Abstimmung und Zahlungsverwaltung, da solch detaillierte Daten zur Verfügung stehen. Während Ihr Unternehmen in der Vergangenheit möglicherweise Abstriche bei der Genauigkeit machen und sich auf die größeren Konten konzentrieren musste, wenn die Zahlen nicht übereinstimmten, verfügen Sie mit einem automatisierten System über Daten auf Transaktionsebene für alle Zahlungsströme.
Der tägliche Abgleich von Kreditkartendaten spart Ihnen langfristig Einnahmen, da Sie auf diese Weise feststellen können, wo das fehlende Glied liegt, und Ihnen keine weiteren Gelder durch mögliche Versicherungsansprüche, nicht autorisierte Transaktionen oder Verluste aufgrund fehlender rechtzeitiger Nachforschungen entgehen. Mit der Automatisierung können Sie die Ursache von Unstimmigkeiten einfach und schnell finden. In manchen Fällen ist es von entscheidender Bedeutung, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens darauf zu reagieren.
Die Vorteile von ReconHub
Mit der datenbankgestützten Software ReconHub erhalten Sie alle Finanzinformationen, die Sie für eine ordnungsgemässe Zahlungsabstimmung benötigen, täglich aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Alle Datenquellen werden direkt an der Quelle eingegeben und extrahiert, so dass Sie über zuverlässige Informationen verfügen, die die Genauigkeit und Konsistenz fördern. Die sehr detaillierten Daten geben Ihrem Unternehmen die finanzielle Sicherheit, die es für die Verwaltung des Zahlungsflusses, den täglichen Abgleich und die Erfüllung Ihrer Anforderungen an die Finanzberichterstattung und Rechnungsprüfung benötigt.
Ihr Unternehmen kann in dem Wissen arbeiten, dass seine Abstimmungsbasis solide ist. Stark genug, um Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen sowie zukünftiges Umsatzwachstum und Expansion zu unterstützen.
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