Der Zahlungsabgleich ist ein wichtiger Teil Ihres Buchhaltungsprozesses. In diesen Prozess fließen möglicherweise beträchtliche Mittel und Ressourcen des Unternehmens, denn schließlich soll er sicherstellen, dass Sie alle Gelder erhalten, die Ihnen aus Kundenverkäufen zustehen.
Manuelle Prozesse, die das Einkommenswachstum bremsen
Unternehmen beginnen oft damit, dass sie wichtige Mitarbeiter für diese Aufgabe abstellen. Deren Aufgabe kann Folgendes umfassen:
- Manuelle Überprüfung von Verkaufs- und Buchhaltungsunterlagen.
- Recherchieren und Festlegen der Bedingungen für jede Art von Überweisung.
- Suche nach fehlenden Dokumenten bei Banken und anderen Institutionen.
- Mehrfaches Überprüfen derselben Transaktionen aufgrund von Zeitunterschieden beim Eingang der Gelder oder der Jahresabschlüsse.
- Einloggen in die verschiedenen Backoffice-Portale Ihrer Vertragspartner, um einen Überblick über die Vergütungsdaten zu erhalten.
Als ersten Schritt in Richtung Effizienz haben die Unternehmen vielleicht schon einige Abstimmungsprozesse automatisiert. Eine Teilautomatisierung trägt sicherlich dazu bei, dass die Mitarbeiter besser abgleichen können. Aber alles, was nicht ausreichend manuell überprüft werden kann, erhöht die finanzielle Ungenauigkeit und lässt die Ihrem Unternehmen geschuldeten Gelder unvergütet.
Einige wichtige Prozesse, die automatisiert werden können, sind:
- Die Erfassung von Umsatzdaten
- Die Erfassung von Entgeltdaten
- Die Erfassung von Bankdaten
Ein weitergehender Datenabgleich auf der Ebene einzelner Transaktionen würde Ihrem Unternehmen die Möglichkeit geben, genau zu ermitteln, wo Probleme bei der Zahlungserfassung bestehen und was dagegen getan werden kann. Dies würde bedeuten, dass Sie zunächst Ihren Umsatz mit den Vergütungsdaten abgleichen und dann den Umsatz mit den Bankzahlungen. Die Arbeit in einem zweistufigen Prozess bedeutet, dass Sie alle Möglichkeiten abdecken und eher auf der detaillierten als auf der aggregierten Ebene der Umsatzerlöse arbeiten.
Ihr Finanzbuchhaltungssystem muss auch keine separate Abstimmungsarbeit beinhalten. Ein automatisiertes System, das die Buchungen direkt auf die dafür vorgesehenen Konten vornimmt, erspart Ihnen die manuelle Überprüfung dieser Konten und minimiert das Risiko von Fehlern. Außerdem sind Ihre Umsatz- und Buchhaltungsdaten stets auf dem neuesten Stand, und nicht abgestimmte Einnahmen werden konsequent hervorgehoben.
Wenn Sie auf Probleme aufmerksam gemacht werden, sobald sie auftreten, hat Ihr Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Ein automatisiertes System erkennt fehlerhafte oder unvollständige Umsatz-, Gehalts- oder Bankdaten bereits beim Eingang der Daten, sodass Sie sofort handeln können, um diese Einkommenslücken zu schließen, sobald sie entstehen.
Mehrere vs. eine einfache Schnittstelle
Wenn Ihr Unternehmen mit mehreren Zahlungspartnern zusammenarbeitet, hat jeder von ihnen sein eigenes Back-Office-Portal, über das Ihr Unternehmen interagiert. Dies bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mehrere Logins verwalten müssen und dass sie in der Nutzung der einzelnen Plattformen geschult werden müssen.
Für den Zahlungsabgleich müssen daher Daten zwischen den Portalen verschoben und verglichen werden, was manchmal zu einer Verdoppelung der Arbeit führt, indem neue interne Vergleiche oder Tabellen auf der Grundlage bereits vorhandener Daten erstellt werden.
Damit Ihr Unternehmen den Abstimmungsprozess beherrscht, benötigen Sie ein System wie ReconHub, das diese Daten in einer Plattform zusammenfasst. ReconHub ist eine einzige Plattform, die detaillierte Analysen und Vergleiche aller Zahlungen erstellt, unabhängig davon, woher sie stammen. Die Nutzung dieses Systems spart Ihnen wichtige Ressourcen und gibt Ihnen einen ständigen Überblick darüber, wie die Mittel fließen und wo möglicherweise Mittel fehlen.
Ihr Buchhaltungssystem ist eine weitere Schnittstelle, die für die Abstimmungsprozesse benötigt wird. Die Mitarbeiter müssen sich auf einer weiteren Plattform bewegen und manuell prüfen, wo Zahlungen erscheinen. Auch hier bedeutet die Verknüpfung Ihres Buchhaltungssystems mit dem Abstimmungsprozess, dass alle relevanten Daten an einem Ort gesammelt werden.
Steigern Sie Ihre Gewinne mit vollständiger Automatisierung
Mit einer automatisierten Plattform für den Zahlungsabgleich wie ReconHub können sich Ihre Mitarbeiter auf einer einzigen, einfach zu bedienenden Oberfläche anmelden. Das gibt Ihrem Unternehmen
- die Möglichkeit, Zahlungsströme mit den Finanzdaten des Unternehmens an einem Ort abzugleichen.
- automatisierte Verknüpfung mit Ihrem Finanzbuchhaltungssystem.
- mehr Einnahmen durch weniger Verluste aufgrund nicht abgleichbarer Transaktionen.
- Abgleich auf der Ebene der einzelnen Transaktion.
- anpassbare Regeln für den Abgleich von Transaktionen und Vergütungen.
- Zeit für Ihre Mitarbeiter, sich auf profitablere Aufgaben zu konzentrieren.
- die Möglichkeit, Ihr Geschäft besser auszubauen.
Die Abstimmung auf Einzeltransaktionsebene bedeutet, dass Ihr Unternehmen von genauen Informationen über jede Transaktion profitiert. Sie müssen nicht mehr anhand von Daten, die auf Tagessummen beruhen und große Umsatzvolumina zusammenfassen, die zugrunde liegenden Probleme erraten.
Darüber hinaus erhalten Sie durch die Möglichkeit, jede einzelne Transaktion bei der Abstimmung Ihrer Zahlungen zu sehen, einen Überblick darüber, welche Transaktionen bereits erfolgreich abgestimmt wurden und welche noch nicht. Ihre Mitarbeiter können dann ihre Zeit viel effizienter nutzen, indem sie sich speziell um die nicht abgestimmten Transaktionen kümmern. Mit ReconHub haben Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Hand. Dazu gehören das Datum, die Transaktion, die Organisationseinheiten und die Terminal-ID für jede einzelne Transaktion.
Für ein großes bis mittleres Unternehmen ist die Entscheidung, ob beispielsweise Standorte, Größe oder Sortiment erweitert werden sollen, eine zentrale geschäftliche Überlegung. Die Automatisierung des Zahlungsabgleichs bedeutet, dass es keinen Zielkonflikt mehr zwischen Rentabilitätsverlusten durch manuellen Abgleich und der Vision einer Expansion gibt. Ihr Unternehmen kann das Personal und die Ressourcen, die durch die Automatisierung freigesetzt werden, für die Erreichung Ihrer übergeordneten Geschäftsziele einsetzen.
Die Profite, die ReconHub-Benutzer erzielen
Durch die Automatisierung des Zahlungsabgleichs möchten Sie eine konkrete Auswirkung auf Ihr Endergebnis sehen. Genauer gesagt, dass die damit verbundenen Kosten sinken, während Ihr ROI mit der Geschäftsexpansion ansteigt.
Was bedeutet das praktisch für Ihr Unternehmen? Um langfristig erfolgreich zu sein, muss Ihr Unternehmen die Zahlungsabstimmung effizienter durchführen. ReconHub gibt Ihnen die Möglichkeit, dies zu tun und gleichzeitig die Flexibilität, in Zukunft problemlos mit zusätzlichen Zahlungsmethoden und Vertragspartnern zu expandieren.
Bei vollständiger Automatisierung summieren sich die Kosten, die Ihr Unternehmen einspart, im Laufe der Zeit stetig. Die Vorteile, die sich aus diesem System ergeben, sind:
- Sie benötigen nicht mehr mehrere Geschäftskonten.
- Sie sparen die Verwaltungsgebühren für die Eröffnung und Auflösung von Bankkonten.
- Die Kontoführungsgebühren entfallen.
- Die Mitarbeiter werden von Verwaltungsaufgaben entlastet und können sich mehr auf den Abschluss von Geschäftskontakten konzentrieren
- Archivierung und Aufbewahrung von Papierauszügen werden überflüssig.
- Die Genauigkeit der automatischen Verbuchung von Acquirer-Gebühren führt zu einer besseren und transparenteren Umsatzabstimmung pro Zahlungsmethode.
Die Investition in das ReconHub-System ermöglicht Ihrem Unternehmen also Einsparungen auf zahlreichen Ebenen. Viele dieser Einsparungen machen sich bereits kurz nach der Implementierung bemerkbar.
Kunden, die aufgrund eines ineffizienten Abstimmungssystems Schwierigkeiten haben, ihr Geschäft zu erweitern und neue Organisationseinheiten hinzuzufügen, wenden sich an Abrantix. Nachdem sie ReconHub in ihre Prozesse integriert haben, sind die Probleme, die das Wachstum erschweren, endlich gelöst.
Die Kunden von ReconHub haben ihre Investitionskosten in etwas mehr als einem Jahr wieder hereingeholt. Der Erfolg ist so groß, dass sie nicht mehr befürchten, dass ihr Unternehmen eine größere Anzahl neuer Filialen eröffnen könnte.
Erweitern Sie Ihr Unternehmen mit der richtigen Investition
Manuelle Prozesse schränken nicht nur das Einkommenswachstum ein, sondern beeinträchtigen auch das effiziente Funktionieren Ihres gesamten Unternehmens. Da der Zahlungsabgleich eine so zentrale Rolle für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens spielt, ist die Automatisierung dieses Prozesses eine langfristige Investition. Der Gewinn an Effizienz bringt Einsparungen und unbegrenzte Möglichkeiten für künftiges Wachstum.
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