Blog Automatisierung der Abstimmung: Ein Muss für große Einzelhändler

In unserem letzten Artikel sprachen wir über die Herausforderungen bei der Abstimmung von Transaktionen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg und darüber, warum manuelle Abstimmungsprozesse in der heutigen komplexen Einzelhandelsumgebung nicht mehr praktikabel sind. Die Ineffizienz, der Zeitaufwand und die finanziellen Risiken der manuellen Abstimmung sind ein großes Problem, insbesondere für große Einzelhändler, die viele Transaktionen und unterschiedliche Zahlungsmethoden abwickeln. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie die Automatisierung die Abstimmung effizienter, genauer und skalierbarer machen kann.

Für große Einzelhändler ist die Automatisierung des Abstimmungsprozesses nicht nur eine gute Idee, sondern sogar notwendig. Bei mehreren Vertriebskanälen, Zahlungsmethoden, internationalen Geschäften und einer großen Anzahl von Transaktionen ist eine 100-prozentige Abstimmung ohne Automatisierung fast unmöglich. Automatisierte Abstimmungssysteme bieten die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Echtzeitfähigkeiten, die für die Verwaltung des modernen Einzelhandels und die Beseitigung finanzieller Lecks erforderlich sind.

Warum eine manuelle Abstimmung nicht mehr praktikabel ist

Um zu verstehen, warum die Automatisierung so wertvoll ist, muss man wissen, warum die manuelle Abstimmung für große Einzelhändler nicht mehr funktioniert. Manuelle Abstimmung bedeutet, dass die Finanzteams die Verkaufsdaten mit den Zahlungen und Abrechnungen von Hand abgleichen müssen, wobei sie häufig Tabellenkalkulationen oder einfache Tools verwenden. Angesichts der Komplexität des O2C-Prozesses birgt dieser Ansatz mehrere große Herausforderungen:

• Hohes Risiko für menschliche Fehler: Je komplexer der Abstimmungsprozess ist, desto höher ist das Risiko menschlicher Fehler. Bei großen Transaktionsvolumina kann schon ein kleiner Fehler zu großen Diskrepanzen und Verlusten führen.

• Zeitaufwendig: Die manuelle Abstimmung ist sehr zeit- und arbeitsaufwändig und kann Tage oder sogar Wochen dauern, bis sie abgeschlossen ist. Dies kann den Abschlussprozess verzögern und die Fähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen, zeitnahe Entscheidungen zu treffen.

• Probleme mit der Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst und das Transaktionsvolumen zunimmt, wird die manuelle Abstimmung schwieriger zu skalieren. Die Finanzteams sind oft mit der Arbeitslast überfordert, was zu einem Rückstau an nicht abgestimmten Transaktionen führt.

• Ineffiziente Nutzung von Ressourcen: Die manuelle Abstimmung beansprucht wertvolle Zeit und Ressourcen, die besser für die strategische Finanzplanung und -analyse verwendet werden könnten. Stattdessen werden die Finanzteams mit sich wiederholenden, geringwertigen Aufgaben beschäftigt.

Wie Automatisierung den Abstimmung verändert

Die Automatisierung löst diese Probleme, indem sie einen schnellen, effizienten und präzisen Weg zur Abstimmung von Transaktionen über mehrere Vertriebskanäle und Zahlungsmethoden hinweg bietet. Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile der automatisierten Abstimmung für große Einzelhändler an:

1. Echtzeit-Abstimmung und Sichtbarkeit

Einer der größten Vorteile der automatisierten Abstimmung ist die Möglichkeit, Transaktionen in Echtzeit oder auf täglicher Basis abzustimmen. Durch die Abstimmung in Echtzeit wird sichergestellt, dass Unstimmigkeiten sofort gefunden und behoben werden, anstatt sich im Laufe der Zeit aufzustauen. Dies verbessert die finanzielle Transparenz erheblich und ermöglicht es den Finanzteams, den Cashflow in Echtzeit zu überwachen und bessere Entscheidungen zu treffen.

Die Echtzeit-Abstimmung sorgt auch für mehr Transparenz im gesamten O2C-Prozess. Durch einen aktuellen Überblick über Verkäufe, Zahlungen und Abrechnungen können Einzelhändler ihre Finanzlage besser steuern und das Risiko unerwarteter Cashflow-Probleme verringern.

2. Verbesserte Genauigkeit und Fehlerreduzierung

Die Automatisierung eliminiert das Risiko menschlicher Fehler, die bei der manuellen Abstimmung häufig auftreten. Automatisierte Tools gleichen jede Transaktion genau ab und stellen sicher, dass keine Unstimmigkeiten übersehen werden. Automatisierte Systeme können auch die Komplexität der Abstimmung aggregierter Zahlungen, Gebührenabzüge und Transaktionen in mehreren Währungen bewältigen, die sich manuell nur schwer abstimmen lassen.

Durch die höhere Genauigkeit der automatisierten Abstimmung verringert sich das Risiko von Unstimmigkeiten, die zu finanziellen Verlusten führen. Indem sie sicherstellen, dass jeder Euro verbucht wird, können Einzelhändler ihre Rentabilität verbessern und das Risiko finanzieller Probleme verringern.

3. Effizientes Ausnahmemanagement

Einer der schwierigsten Aspekte der manuellen Abstimmung ist die Verwaltung von Ausnahmen - Transaktionen, die nicht mit den Verkaufs- und Abrechnungsdaten übereinstimmen. Automatisierte Abstimmungslösungen verfügen über leistungsstarke Funktionen für das Ausnahmemanagement, mit denen Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden können. Anstatt Stunden mit der manuellen Untersuchung von Diskrepanzen zu verbringen, können Finanzteams mit automatisierten Tools Ausnahmen identifizieren und kategorisieren, so dass es einfacher ist, sie zeitnah zu bearbeiten.

Automatisierte Tools bieten auch Einblicke in die Ursachen von Ausnahmen, so dass Finanzteams die zugrunde liegenden Probleme beheben und verhindern können, dass sie erneut auftreten. Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, die Gesamtzahl der Unstimmigkeiten zu verringern und die Finanzkontrollen zu stärken.

4. Nahtlose Integration über Systeme hinweg

Moderne Einzelhandelsunternehmen nutzen mehrere Systeme zur Verwaltung von Verkäufen, Zahlungen, Beständen und Buchhaltung. Automatisierte Abstimmungslösungen lassen sich nahtlos in diese Systeme integrieren, so dass die Daten problemlos zwischen den Plattformen fließen können. Durch diese Integration wird sichergestellt, dass Verkaufs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten stets aufeinander abgestimmt sind, was das Risiko von fragmentierten Daten und Inkonsistenzen verringert.

Durch eine einheitliche Sicht auf alle Finanzdaten können Einzelhändler Diskrepanzen schnell erkennen und sicherstellen, dass alle Transaktionen genau abgestimmt werden. Durch die nahtlose Integration wird auch die Effizienz gesteigert, da die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und der Abstimmung zwischen den Systemen verringert wird.

5. Schnellerer Finanzabschluss

Manuelle Abstimmungsprozesse führen oft zu Verzögerungen beim monatlichen und jährlichen Finanzabschluss. Durch Automatisierung können die Finanzteams den Abstimmungsprozess beschleunigen, so dass sie die Bücher schneller abschließen und zeitnahe Finanzberichte erstellen können. Ein schnellerer Finanzabschluss hilft dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und auf Veränderungen am Markt zu reagieren.

Durch die Beschleunigung des Abschlussprozesses verringert die automatisierte Abstimmung auch den Stress und die Arbeitsbelastung der Finanzteams, so dass sie sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können, anstatt mit sich wiederholenden Arbeiten beschäftigt zu sein.

6. Skalierbarkeit zur Bewältigung von Wachstum

Mit dem Wachstum eines Einzelhändlers steigt auch die Komplexität seiner Abläufe. Mehr Transaktionen, neue Vertriebskanäle und erweiterte internationale Aktivitäten machen den O2C-Prozess immer komplizierter. Die manuelle Abstimmung kann mit dieser Art von Wachstum einfach nicht Schritt halten.

Automatisierte Abstimmungslösungen sind darauf ausgelegt, mit dem Unternehmen zu wachsen. Sie sind in der Lage, große Transaktionsvolumina, mehrere Währungen und unterschiedliche Zahlungsmethoden zu verarbeiten, ohne an Genauigkeit oder Effizienz zu verlieren. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass die Abstimmung auch dann effektiv bleibt, wenn das Unternehmen expandiert, und hilft Einzelhändlern, die Kontrolle über ihre Finanzprozesse zu behalten.

7. Umfassender Prüfpfad

Die Einhaltung von Vorschriften zur Rechnungsprüfung ist für jeden großen Einzelhändler sehr wichtig. Die automatisierte Abstimmung bietet einen vollständigen Prüfpfad für jede Transaktion und stellt sicher, dass alle Verkäufe und Zahlungen vollständig dokumentiert werden. Anhand dieses Prüfpfads können Prüfer Transaktionen leicht nachverfolgen, die Richtigkeit überprüfen und die Einhaltung von Finanzvorschriften beurteilen.

Durch die Bereitstellung einer klaren und transparenten Aufzeichnung aller Transaktionen helfen automatisierte Abstimmungslösungen Einzelhändlern, das Prüfungsrisiko zu senken und starke Finanzkontrollen nachzuweisen. Dies ist besonders wichtig für große Einzelhändler, die behördlichen Kontrollen unterworfen sind und Branchenstandards einhalten müssen.

Wie Automatisierung finanzielle Lecks verhindert

In früheren Artikeln haben wir über finanzielle Lecks und deren Auswirkungen auf die Rentabilität gesprochen. Leckagen entstehen, wenn Diskrepanzen zwischen Verkäufen und Zahlungen nicht abgestimmt werden, was zu Umsatzeinbußen führt. Eine automatisierte Abstimmung ist entscheidend für die Verhinderung von Leckagen, da er sicherstellt, dass jede Transaktion genau abgestimmt wird und dass Unstimmigkeiten in Echtzeit behoben werden.

Mit einer automatisierter Abstimmung können Einzelhändler:

• 100-prozentige Übereinstimmung der Transaktionen: Die Automatisierung garantiert, dass alle Verkaufstransaktionen mit den entsprechenden Zahlungen abgestimmt werden, so dass keine Unstimmigkeiten mehr übersehen werden können.

• Manuelle Fehler minimieren: Durch die Eliminierung menschlicher Fehler verringert die automatisierte Abstimmung das Risiko, dass nicht abgestimmte Transaktionen zu Zahlungsausfällen führen.

• Verbesserte Behandlung von Ausnahmen: Das automatisierte Ausnahmemanagement stellt sicher, dass Unstimmigkeiten schnell bearbeitet werden, wodurch das Risiko von Leckagen durch ungelöste Probleme verringert wird.

Fazit: Automatisierung ist die Zukunft der Zahlungsabstimmung

Die Komplexität des modernen Einzelhandels macht eine manuelle Abstimmung für große Einzelhändler unrealistisch. Angesichts des hohen Transaktionsvolumens, der zahlreichen Vertriebskanäle und der internationalen Geschäftstätigkeit ist eine 100-prozentige Abstimmung ohne Automatisierung nahezu unmöglich. Automatisierte Abstimmungslösungen bieten die Genauigkeit, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit, die für eine effektive Verwaltung der heutigen Einzelhandelsumgebung erforderlich sind.

Durch die Automatisierung des Abstimmungsprozesses können große Einzelhandelsunternehmen finanzielle Lecks beseitigen, die Betriebskosten senken, die Audit-Compliance verbessern und den Finanzabschluss beschleunigen. Im letzten Artikel dieser Serie erfährst du, wie die 20-jährige Erfahrung von Abrantix im Bereich der automatisierten Abstimmung einigen der weltweit größten Einzelhändler dabei geholfen hat, eine perfekte Abstimmung zu erreichen und Leckagen zu vermeiden. Verpasse nicht, wie unser Know-how dir helfen kann, deine Finanzkontrollen zu optimieren und dein finanzielles Ergebnis zu sichern.