Blog Herausforderungen manueller Abstimmungsprozesse für die elektronische Zahlungsabstimmung

Willkommen zu unserer Blog-Serie, die dir dabei hilft, von der manuellen Buchhaltung zur kontinuierlichen Buchführung überzugehen. Egal, ob du gerade erst anfangen oder bereits unterwegs sind, wir sind hier, um ein besseres Verständnis des Konzepts und seiner Vorteile zu vermitteln. In dieser Serie werden wir gemeinsame Herausforderungen untersuchen, die zahlreichen Vorteile erörtern und autoritativen und informativen Inhalt zur kontinuierlichen Buchführung anbieten. Basierend auf Berichten und Erfahrungen aus der Praxis zielen wir darauf ab, die Feinheiten dieses wichtigen Aspekts im Handelsbetrieb zu entschlüsseln. Bleibe dran, während wir dich bei der Automatisierung deiner elektronischen Zahlungsabstimmung begleiten und die kontinuierliche Buchführung erreichen.

Einführung

Effizientes Management der Debitoren-Buchhaltung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden finanziellen Ökosystems innerhalb jeder Organisation. Dies gilt insbesondere für die Abstimmung von elektronischen Zahlungen, wie Kreditkartenzahlungen von Kunden oder Zahlungen über alternative Methoden wie Lieferdienste, Wallets oder Online-Zahlungen. Manuelle Abstimmungsprozesse können jedoch erhebliche Herausforderungen und Ineffizienzen darstellen, die deine Buchhaltungsabschlussprozesse beeinträchtigen. Zahlreiche Organisationen haben dies erkannt. Laut zwei Studien zur AR/AP-Automatisierung (Was kommt als Nächstes in der Automatisierung, Der Weg zur Automatisierung) erwarten überwältigende 93% der Teilnehmer, dass die Automatisierung genauere, effizientere und optimierte Prozesse ermöglicht. Im Gegensatz dazu glauben nur magere 7%, dass die aktuellen manuellen Prozesse ausreichen. Interessanterweise verlassen sich trotz dieses Bewusstseins 84% der Teilnehmer immer noch auf manuelle Prozesse in bestimmten Bereichen.

In diesem Blogbeitrag werden wir auf die Schwierigkeiten eingehen, die bei der Verwaltung von Zahlungsabstimmungen auftreten, die Risiken der manuellen Abstimmung beleuchten und zeigen, wie Automatisierung einen Unterschied machen kann.

In den folgenden Teilen dieser Serie werden wir die Vorteile der Automatisierung und Standardisierung auf dem Weg zur kontinuierlichen Buchführung weiter erforschen.

Die mühsame Natur manueller Abstimmungsprozesse

Lasse uns einen genauen Blick auf die Feinheiten der Herausforderungen werfen, die mit der manuellen Abstimmung einhergehen. Es ist entscheidend, die inhärenten Fallstricke zu verstehen, die mit manuellen Methoden in der heutigen schnell digitalisierenden Welt verbunden sind. Manuelle Abstimmung kann im Wesentlichen als rückwärtsgewandter Ansatz angesehen werden, der potenzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen haben kann. Nachfolgend führen wir einige der häufigsten Probleme im Zusammenhang mit der manuellen Abstimmung auf:

• Langwierigkeit: Die manuelle Abstimmung erfordert einen enormen Aufwand, um einzelne Transaktionen abzugleichen, was den Prozess übermässig kompliziert und mühsam macht.
• Wiederholung: Der Prozess beinhaltet oft das mehrfache Wiederholen derselben Aufgabe, bis alle Transaktionen korrekt abgeglichen sind, was zu prozeduraler Monotonie führt. Sollten gut ausgebildete Buchhalter wirklich ihre Fähigkeiten darauf konzentrieren?
• Ineffizienz: Aufgrund seiner arbeitsintensiven Natur ist die manuelle Abstimmung äusserst ineffizient, insbesondere bei grossen Transaktionsvolumina.
• Menschliche Fehler: Da der Prozess stark von Menschen abhängig ist, ist er besonders anfällig für Fehler, die zu finanziellen Unstimmigkeiten führen können.
• Zeitaufwändig: Der Zeitaufwand für das manuelle Abstimmen von Konten kann erheblich sein, insbesondere in grossen Organisationen mit umfangreichen Transaktionsvolumina, was zu Verzögerungen bei der Finanzberichterstattung führt.

Kannst du den Unterschied erklären? Risiken der manuellen Abstimmung

Manuelle Abstimmungsprozesse können erhebliche Risiken für das Finanzmanagement darstellen. Wie lange dauert es in der Regel, deine Bücher abzuschliessen? Wie häufig treten Unstimmigkeiten bei deiner Zahlungsabstimmung auf, und kannst du eine Erklärung für diese Abweichungen liefern? Diese mühsamen Verfahren behindern die organisatorische Effizienz, was zu Ineffizienzen und Compliance-Bedenken führt.

Hier sind einige Risiken im Zusammenhang mit manuellen Abstimmungsprozessen:

• Diskrepanzen und Einhaltung
  Unrichtigkeiten bei der Abstimmung von Transaktionen können zu finanziellen Diskrepanzen und unzuverlässigen Finanzdaten führen. Im Vergleich zu deinen Umsatzdaten kannst du von deinen Zahlungsabwicklern zu viel oder zu wenig Vergütungen erhalten haben. Kannst du diese Unterschiede erklären? Führe sie als ungeklärte Diskrepanzen weiter? Nimmst du einfach an, dass es sich um Gebühren oder Rückbelastungen handeln muss?

• Verzögerungen beim Finanzabschluss
  Manuelle Prozesse, die viel Zeit in Anspruch nehmen, können den zeitnahen Abschluss deiner Bücher behindern. Mit zunehmender Verzögerung wird die Analyse potenzieller Probleme immer schwieriger. Wichtige Details könnten den Mitarbeitern entfallen, IT-System-Protokolle könnten gelöscht worden sein und Zahlungsabwicklern könnten Schwierigkeiten haben, Anfragen zu vergangenen Transaktionen zu beantworten, unter anderem.

• Steigende Kosten und Skalierungsprobleme
  Deine Organisation entwickelt sich ständig weiter. Neue Filialen können eröffnet oder bestehende geschlossen werden. In dieser zunehmend komplexen Welt der Technologie entsteht die Notwendigkeit, zusätzliche Zahlungsmethoden zu integrieren. Wie kannst du diese Änderungen effektiv bewältigen, ohne exorbitante Kosten zu verursachen? Hast du einen umfassenden Plan, um sicherzustellen, dass dein Team und deine Prozesse sich nahtlos an das sich ständig verändernde Umfeld anpassen können?

• Verpasste Chancen
  Ineffiziente Prozesse und finanzielle Daten-Unrichtigkeiten hindern an einer effizienten Ressourcen-Allokation und strategischen Finanzplanung. Kämpft dein Team nur darum, die Bücher jeden Monat zu schliessen? Oder kannst du einen grösseren Wert für deine Organisation schaffen? Verstehst du deine Zahlungsakzeptanz, Gebührenstruktur und Mix der Zahlungsarten? Kennst du die wichtigsten Zahlungsmethoden in deinen Regionen? Besitzt du die notwendigen Informationen, um strategische Prozesse für Zahlungsakzeptanz und Buchhaltung zu entwickeln?

• Mitarbeitermangel
  Manuelle Prozesse erhöhen die Arbeitsbelastung, was zu einer verringerten Produktivität und möglicher Unzufriedenheit in der Belegschaft führen kann. Du hast ein aussergewöhnliches Team. Sind deine hochqualifizierten Mitarbeiter jedoch in sinnvoller und erfüllender Arbeit engagiert? Haben du Schwierigkeiten, qualifizierte Personen zu finden, die Ihrem Team beitreten möchten?

Effizient und transparent. Die Notwendigkeit von Automatisierung

Organisationen können die Herausforderungen und Risiken, die mit manueller Abstimmung verbunden sind, durch die Nutzung von Automatisierung in der elektronischen Zahlungsabstimmung überwinden. Durch die Implementierung von Automatisierung kannst du deinen Finanzabschlussprozess transformieren, Skalierbarkeit erreichen und gut auf den täglichen Abschluss vorbereitet sein. Darüber hinaus werden moderne Tools umfassende Einblicke in die Zahlungsabwicklung bieten und dich mit den notwendigen Informationen ausstatten, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

Hier sind einige Vorteile der Automatisierung in der elektronischen Zahlungsabstimmung:

• Effizienz
  Mit Automatisierung kannst du deine Abstimmungsprozesse optimieren, Zeit und Mühe sparen. Manuelle Aufgaben werden durch automatisierte Workflows ersetzt, was zu schnelleren und effizienteren Abläufen führt.
• Standardisierung von Prozessen
  Automatisierung gewährleistet Konsistenz und Standardisierung im Forderungsmanagement. Durch das Befolgen vordefinierter Regeln und Workflows können Organisationen Fehler und Unstimmigkeiten minimieren.
• Transparenz
  Modernste Abstimmungssoftware bietet detaillierte Einblicke in die Transaktionsabstimmung, verknüpft Banktransaktionen nahtlos mit einzelnen Point-of-Sale-Transaktionen und bietet sogar wertvolle Analysen zur Zahlungsannahme.

State-of-the-Art-Abstimmung

Die Einführung von automatisierter Abstimmungssoftware wie ReconHub bietet eine Vielzahl von Vorteilen für das Forderungsmanagement. Mit optimierten Abstimmungsprozessen können Organisationen erhebliche Zeit- und Ressourcen-Einsparungen erzielen. Die Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen verbessert die finanzielle Entscheidungsfindung und gewährleistet eine genaue Finanzberichterstattung. Automatisierte Abstimmungssoftware bietet eine umfassende und zentralisierte Plattform zur Verfolgung, Berichterstattung und Analyse von elektronischen Zahlungsdaten, die es Organisationen ermöglicht, fundierte und strategische Finanzentscheidungen zu treffen.

Abschluss

Effizientes Forderungsmanagement ist für das finanzielle Wohlergehen jeder Organisation entscheidend. Manuelle Abstimmungsprozesse bringen erhebliche Herausforderungen mit sich, darunter zeitaufwändige Aufgaben, mögliche Fehler, mangelnde Transparenz und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung. Durch die Nutzung von Automatisierung können Organisationen diese Herausforderungen bewältigen und von verbesserter Genauigkeit, Effizienz und Produktivität profitieren. ReconHub bietet eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung von Abstimmungsprozessen, mit der Organisationen ihre elektronische Zahlungsabstimmung optimieren und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen können.

Im nächsten Blog dieser Serie erfährst du mehr darüber, wie Automatisierung die Transparenz und Kontrolle verbessert in deinen Prozessen. Mache den nächsten Schritt auf dem Weg zur kontinuierlichen Integration, indem du hier weiterliest.