Mit dem nahenden Ende des Geschäftsjahres ist Ihr Unternehmen sicherlich mit dem Abschluss aller Konten beschäftigt.
Wenn der Abstimmungsprozess nicht oder zumindest teilweise automatisiert ist, ist er langwierig und erfordert viel Zeit und Mühe. Ihr bestehender Prozess kann Folgendes beinhalten:
Ohne ein vollautomatisiertes Abstimmungssystem erfordern die oben genannten Schritte viele Stunden Bearbeitungszeit. Sie werden oft mit Excel, Pivot-Tabellen und zahlreichen Mitarbeitern durchgeführt. Trotz des hohen Aufwands verbleiben immer noch Unstimmigkeiten. Diese verbleibenden Differenzen werden oft einfach durchgestrichen, da bereits so viele Arbeitsstunden investiert wurden. Der Versuch, den Eintrag auf Null zu reduzieren, würde einen enormen Aufwand an weiteren Untersuchungen erfordern.
Außerdem muss der Prüfer bei der Prüfung Ihrer Buchführung diese Differenzen zwangsläufig noch einmal analysieren. Diese erneute Untersuchung verursacht Ihrem Unternehmen zusätzliche Kosten und könnte zu einem Vermerk im Prüfungsbericht führen, der auf die Probleme hinweist. Diese zusätzlichen Kosten und die Buchungsfehler hätten durch ein besseres Abstimmungssystem vermieden werden können.
Schauen wir uns ein kurzes Beispiel an:
Ihr Prüfer muss die offenen Positionen (Forderungen) in Ihrer Bilanz nachweisen, da diese Position ein Aktivposten in Ihren Büchern ist. Im Falle eines großen Einzelhändlers machen diese offenen Posten in der Regel ein bis zwei Tage der Einnahmen aus (die durchschnittliche Verzögerung bei der Abrechnung). Bei einem Einzelhändler mit einem Umsatz von 500 Mio. sind das 3.174.603 offene Positionen (500 Mio. x 315 Ladenöffnungstage x 2 Tage Abwicklungsverzögerung). Bei einem durchschnittlichen Betrag von 50 pro Transaktion werden die offenen Positionen durch 63.492 Belege repräsentiert.
In unserem Fall muss der Prüfer sicherstellen, dass alle Eingänge genau mit den offenen Beträgen übereinstimmen. Wenn Sie keinen eindeutigen Abgleichprozess mit klaren Prüfungsregeln haben, wird es ziemlich schwierig sein, den erforderlichen Nachweis zu erbringen.
Daher wird Ihr Prüfer sehr froh sein, wenn er ein System mit klaren Abgleichsregeln, täglichem Abgleich und einer Beziehung zwischen allen Eingängen und den entsprechenden Abrechnungen auf dem Bankkonto sieht.
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