In unseren früheren Artikeln haben wir über die Bedeutung des Verständnisses von Leckagen im Order-to-Cash (O2C)-Prozess gesprochen und Tools vorgestellt, die helfen, die finanziellen Auswirkungen zu messen. Jetzt ist es wichtig zu verstehen, warum Streuverluste ein so häufiges Problem im Einzelhandel sind, insbesondere bei großen Einzelhändlern, die viele Vertriebskanäle verwalten. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum die Abstimmung von Verkäufen über verschiedene Kanäle so kompliziert ist und warum manuelle Prozesse im heutigen Einzelhandel nicht mehr ausreichen.
Der moderne Einzelhandel besteht nicht mehr nur aus einem einzigen Verkaufskanal. Große Einzelhändler verkaufen heute über viele Kanäle - physische Geschäfte, Online-Plattformen, mobile Apps und sogar Marktplätze von Drittanbietern. Jeder Kanal hat seine eigenen Daten, Zahlungsabwickler, Kundeninteraktionen und Abrechnungsprozesse. Hier sind einige Gründe, warum die Abstimmung über all diese Kanäle so kompliziert ist:
Einzelhändler bieten ihren Kunden eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten an, z. B. Kreditkarten, Debitkarten, digitale Geldbörsen, Sofortkauf- und Nachkaufdienste sowie Geschenkkarten. Jede Zahlungsmethode hat ihren eigenen Prozess mit unterschiedlichen Zahlungsabwicklern und Zeitplänen. Die Verwaltung des Abgleichs für jeden dieser Zahlungsströme ist eine große Herausforderung, da für jeden Anbieter andere Gebühren, Regeln und Zeitpläne gelten.
Bei Kartenzahlungen fassen Acquiring-Banken oder Zahlungsabwickler oft mehrere Kundentransaktionen zu einer Einzahlung zusammen und ziehen außerdem Gebühren ab, bevor das Geld auf dem Konto des Händlers eingeht. Der Abgleich jedes einzelnen Verkaufs mit diesen kombinierten Nettoeinzahlungen ist sehr zeitaufwändig und schwierig. Die Differenz zwischen den Bruttoverkäufen und den Nettoabrechnungen führt häufig zu unabgestimmten Diskrepanzen, die bei unsachgemäßer Handhabung zu Leckagen führen.
Bei vielen Einzelhändlern können Kunden über verschiedene Kanäle einkaufen. So kann ein Kunde beispielsweise etwas online kaufen und es im Geschäft zurückgeben oder eine App verwenden, um eine Bestellung zur Abholung im Geschäft aufzugeben. Diese kanalübergreifenden Transaktionen erschweren den Abgleich zusätzlich. Verkaufsdaten, Bestandsaufzeichnungen und Zahlungsdetails müssen über alle Systeme hinweg übereinstimmen, was schwierig ist, wenn jeder Kanal separat verwaltet wird oder eine angemessene Integration fehlt.
Für Einzelhändler mit internationalen Standorten wird der Abgleich noch komplexer. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen kommen unterschiedliche Währungen, länderspezifische Zahlungsabwickler, verschiedene Vorschriften und unterschiedliche Abwicklungsfristen zum Tragen. Je mehr Länder ein Einzelhändler bedient, desto schwieriger ist es, den Abgleich über die Grenzen hinweg zu verwalten, was das Risiko finanzieller Lecks erhöht.
Viele Einzelhändler verwenden verschiedene Systeme zur Verwaltung von Verkäufen, Zahlungen, Beständen und Buchhaltung. Oft sind diese Systeme nicht vollständig miteinander verbunden, was zu fragmentierten Daten führt. Fragmentierte Daten führen zu Inkonsistenzen und erschweren einen klaren Überblick über Verkäufe und Zahlungen. Ohne einen vollständigen Überblick können Diskrepanzen leicht unbemerkt bleiben, so dass ein 100-prozentiger Abgleich ohne viel manuelle Arbeit fast unmöglich ist.
Viele große Einzelhändler verwenden immer noch manuelle Abstimmungsprozesse, bei denen sie Verkaufsdaten mit Kontoauszügen, Acquirer-Berichten und Daten von Zahlungsabwicklern mithilfe von Tabellenkalkulationen abgleichen. Angesichts der Komplexität der Verwaltung mehrerer Kanäle und der riesigen Anzahl von Transaktionen ist die manuelle Abstimmung mit mehreren großen Herausforderungen verbunden:
Der manuelle Abgleich von Transaktionen über mehrere Vertriebskanäle und Zahlungsabwickler ist sehr zeit- und arbeitsaufwändig. Finanzteams verbringen oft Stunden damit, Transaktionen abzugleichen, Ausnahmen zu bearbeiten und Unstimmigkeiten zu finden. Diese Zeit könnte besser in strategischere Finanzaktivitäten investiert werden.
Angesichts des großen Transaktionsvolumens und der komplexen Daten aus verschiedenen Kanälen sind Fehler unvermeidlich, wenn der Abgleich manuell erfolgt. Fehler wie übersehene Transaktionen, fehlerhafte Dateneingabe oder das Versäumnis, kombinierte Zahlungen abzugleichen, können zu unabgestimmten Diskrepanzen führen, die Leckagen verursachen.
Der manuelle Abgleich verlangsamt die monatlichen und jährlichen Finanzabschlüsse. Durch die Verzögerungen bei der Abstimmung von Transaktionen häufen sich Diskrepanzen, die zu Engpässen führen, wenn die Finanzteams versuchen, Konten abzuschließen. Diese Verzögerung beeinträchtigt nicht nur die rechtzeitige Finanzberichterstattung, sondern kann auch zu überstürzten und ungenauen Abschlüssen führen, was die Entscheidungsfindung beeinträchtigt.
Wenn Ausnahmen auftreten - z. B. eine Transaktion, die nicht mit den Verkaufs- und Abrechnungsdaten übereinstimmt -, ist es bei der manuellen Abstimmung schwierig, die Ursache zu finden. Die Bearbeitung dieser Ausnahmen nimmt viel Zeit in Anspruch und erfordert Nachforschungen über verschiedene Systeme und Zahlungsanbieter hinweg. Ohne ein klares Verfahren für die Verwaltung von Ausnahmen bleiben diese Diskrepanzen oft ungelöst, was zu finanziellen Lecks führt.
Um den Abgleich über mehrere Kanäle hinweg effektiv zu verwalten, müssen große Einzelhändler von manuellen Prozessen abrücken und in automatisierte Abgleichlösungen investieren. Die Automatisierung kann die Herausforderungen des modernen Einzelhandels lösen, indem sie einen Echtzeitabgleich, eine effiziente Behandlung von Ausnahmen und vollständige Transparenz bietet. Hier sehen Sie, wie Automatisierung helfen kann:
Automatisierte Abstimmsysteme können Transaktionen in Echtzeit abgleichen, indem sie die Umsätze mit den Zahlungsdaten abgleichen, sobald sie anfallen. Durch den Echtzeitabgleich wird die Zeitspanne zwischen der Erfassung eines Verkaufs und dem Zahlungseingang verkürzt, so dass Unstimmigkeiten sofort erkannt und behoben werden können. Auf diese Weise wird verhindert, dass sich Diskrepanzen im Laufe der Zeit anhäufen.
Die Automatisierung erleichtert den Abgleich von Sammelzahlungen und Gebührenabzügen. Automatisierte Systeme können kombinierte Abrechnungen aufschlüsseln und jeden einzelnen Verkauf mit dem erhaltenen Nettobetrag abgleichen, einschließlich Bearbeitungsgebühren und Provisionen. Dies nimmt dem manuellen Abgleich das Rätselraten und stellt sicher, dass alle Verkäufe korrekt verbucht werden.
Automatisierte Abstimmungslösungen lassen sich nahtlos mit verschiedenen Systemen wie Verkaufsplattformen, Zahlungsabwicklern und Buchhaltungssoftware verbinden. Diese Integration bietet einen konsolidierten Überblick über alle Daten und stellt sicher, dass Verkäufe, Zahlungen und Bestandsaufzeichnungen über alle Kanäle hinweg abgeglichen werden. Ein einheitlicher Datenfluss verringert die Fragmentierung, minimiert Inkonsistenzen und hilft, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen.
Automatisierte Abstimmungswerkzeuge verfügen über leistungsstarke Funktionen für das Ausnahmemanagement. Sie kennzeichnen automatisch Transaktionen, die nicht übereinstimmen, und liefern Details zu den Diskrepanzen. Durch einen systematischen Ansatz bei der Lösung von Ausnahmen helfen automatisierte Tools den Finanzteams, Probleme schnell zu untersuchen und zu lösen und so zu verhindern, dass sie zu finanziellen Verlusten führen.
Durch die Automatisierung des Abgleichs können Finanzteams den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben erheblich reduzieren, was auch die Arbeitskosten senkt. Anstatt sich auf sich wiederholende Aufgaben zu konzentrieren, können Finanzfachleute mehr Zeit für die strategische Finanzplanung und -analyse aufwenden. Durch die Automatisierung werden auch menschliche Fehler reduziert, was das Risiko von Datenverlusten weiter senkt.
Die Abstimmung von Transaktionen über mehrere Verkaufskanäle hinweg ist eine der schwierigsten Aufgaben bei der Verwaltung des O2C-Prozesses für große Einzelhändler. Die Herausforderungen beim Umgang mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden, kanalübergreifenden Transaktionen, internationalen Geschäften und fragmentierten Systemen machen eine manuelle Abstimmung unrealistisch. Ohne Automatisierung ist eine 100-prozentige Abstimmung fast unmöglich, was zu finanziellen Verlusten führt, die sich auf Gewinne, Compliance und Cashflow auswirken.
Durch die Investition in automatisierte Abstimmungslösungen können große Einzelhändler die Herausforderungen der Multi-Channel-Abstimmung bewältigen, Diskrepanzen reduzieren und Leckagen verhindern. Im nächsten Artikel gehen wir darauf ein, wie die Automatisierung den Abgleich für große Einzelhändler verändern kann und warum sie für die Wettbewerbsfähigkeit im heutigen Einzelhandel entscheidend ist. Bleiben Sie dran, wir helfen Ihnen weiterhin, Ihre Finanzkontrollen zu stärken und Ihre Gewinne zu schützen.