Die Automatisierung von Abstimmungen (= Reconciliation) bietet in der Buchhaltung zahlreiche Vorteile. Buchungsfehler gehören der Vergangenheit an, ebenso die langwierige Suche nach Differenzen. Wir schauen uns die ultimative Ressource in Form eines Reconciliation-Tools an, welches die Buchhaltung deutlich vereinfacht.
Die digitale Transformation von Finanzprozessen beschreibt die Automatisierung durch fortgeschrittene Softwaretechnologie. Dabei liegen die Schwerpunkte bei einer Transformation von Finanzprozessen im Normalfall auf der Reduzierung von manuellen Aufgaben.
Außerdem stehen die Konvertierung und Synchronisation von Daten und eine Verbesserung der Zusammenarbeit im Fokus. Vor allem zeitraubende, eintönige und "gefährliche" Arbeiten im Allgemeinen sollen durch die zunehmende Automatisierung wegfallen. Maschinen können Aufgaben übernehmen, die für Menschen besonders zeitraubend und sehr eintönig sind.
Jetzt gibt es in der Finanztechnologie keine wirklich "gefährlichen" Aufgaben. Allerdings sehen das nicht alle in der Buchhaltung tätigen Personen auf diese Weise. Die Suche nach Differenzen sowie das Abgleichen von Zahlungen entspricht einer zeitraubendenden, aber vor allem eintönigen Arbeit, die dann "gefährlich" wird, wenn sich Leichtsinns-Fehler einschleichen. Die Zahlen müssen letztendlich stimmen, was nicht immer einfach umzusetzen ist.
Die Entwicklung der Automatisierung des Datenabgleichs hat sich in mehreren Stufen vollzogen. Der Grund dafür ist das Ziel, die zeitaufwändigen und stark fehleranfälligen manuellen Abgleiche abzuschaffen. Dafür werden die Kontensalden im ersten Schritt in Excel verglichen. Es handelt sich dabei aber um einen eher groben Ansatz für Konten mit nur wenigen Bewegungen.
Differenzen lassen sich bei den Salden bei dieser Methode nur erklären, wenn Einzelposten genauer betrachtet werden. Lassen sich die Ursachen nicht aufdecken, drohen höhere Abschreibungen oder es müssen höhere Toleranzen bei Abweichungen hingenommen werden. Das ist nicht das Ziel der hochentwickelten Reconciliation.
Experten für den Abgleich sind im Normalfall erfahrene Excel-Anwender. Diese haben eigene Tools entwickelt, die auf Tabellenkalkulationen basieren. Als zweite Stufe der Automatisierung sind komplexe Tabellen und Makros zu verstehen. Dabei können die Abgleichdaten eher geringfügig verbessert werden. Die Pflege ist genau wie die Erstellung der genannten Tools sehr aufwendig. Zusätzlich können mehrere Personen nicht gleichzeitig an den Tools arbeiten. Fehler lassen sich kaum verfolgen. Gleiches gilt für die Überprüfung von Änderungen. Damit lässt sich festhalten, dass Tabellenkalkulationen eher nicht für komplexe Abstimmungen gedacht sind. Es handelt sich um eine erste Lösung, bei der jedoch Verzögerungen genau wie Abstürze hinzunehmen sind. Datenkorrekturen müssen zudem manuell durchgeführt werden.
Bei der dritten Automatisierungsstufe werden die Grenzen allgemeiner Tabellenkalkulationen erkannt und eine ausgefeiltere Technologie zum Datenabgleich eingeführt. Die Grenze ist erreicht, sobald die Komplexität der Daten und ihr Volumen nicht mehr mit zusätzlichem Personal bewältigt werden können und die Kompromisse bei der Schnelligkeit und Genauigkeit der Abgleiche sich negativ auf die Finanzergebnisse auswirken.
Eine spezialisierte Lösung für die Kontenabstimmung beseitigt die Hindernisse einer Automatisierung. Die Einführung einer solchen Lösung ist kaum über Nacht möglich und erfolgt in drei Stufen. Diese richten sich nach der zunehmenden Komplexität der Abstimmungslösung. Die einzelnen Stufen der Automatisierung stellen wir im Folgenden am Beispiel unserer Reconciliation Lösung ReconHub genauer vor.
In dieser Stufe sind die Abstimmungsszenarien recht einfach gehalten. Die Formate der Eingabedateien ändern sich nicht stark und lassen sich beim Import problemlos verknüpfen.
Die Daten werden nicht nur über eine Standard API eingepflegt, sondern durch Logiken auf Ihre Vollständigkeit geprüft. Durch diese Datenanalyse wird ein hohes Maß an Qualität sichergestellt und Daten werden so beispielsweise nicht doppelt eingelesen. Interessant ist diese Stufe in Bezug auf die Leistung, da mit Excel viele der Abstimmungen nicht umsetzbar sind. Eine abgleichende Logik ist in diesem Fall bereits dokumentiert. Abgleichungen erfolgen auf Basis mehrerer Parameter. Toleranzen bei Abweichungen lassen sich anpassen, wobei Ausnahmen durch klar festgelegte Regeln bereits geregelt wurden.
In dieser Stufe liegt der Schwerpunkt auf einer Automatisierung des Abgleichs. Nutzer definieren den Algorithmus für den Vergleich der Datensätze mit ReconHub. Dabei werden eine unbegrenzte Anzahl von Vergleichskriterien nach Priorität und Umfang bestimmt. Ein passendes Paar lässt sich so genau eingrenzen. Dabei rechnet das intelligente System im Hintergrund und zeigt an, welche Kombinationen zu den besten Ergebnissen führen. Wenn kein automatisches Matching stattfindet, schlägt ReconHub zusätzlich Paare vor, die den Kriterien am Ehesten entsprechen. Der Benutzer kann diese bestätigen und für die nächste Abstimmung als Matching Rule hinterlegen. Natürlich muss der Anwender jedoch nicht auf diese Vorschläge eingehen.
Die automatisierten Vorgänge wollen weiter ausgebaut werden. Die Eingabedatenströme haben sich intensiviert, sodass ein automatischer Import passend planbar ist. Der Abgleich an sich kann genau wie die Berichterstellung und der Export der Daten in die Aufgaben integriert werden. Durch die Überwachung von Eingabedaten und Mustern bei Fehlabgleichungen lässt sich das System für eine weitere Optimierung testen. Die Zahl der erforderlichen manuellen Eingriffe sinkt.
Die Sammlung von zahlreichen Abgleichsdaten aus verschiedenen Quellen ist dabei üblich und aufwendig. Es handelt sich häufig um hunderte von Daten, die in ein einheitliches Format zusammenzustellen sind. Die einmalige Einrichtung von Importvorlagen ermöglicht bei ReconHub eine Erleichterung, da dieser Aufwand entfällt. Die Plattform kann sich alle Dateien nach fest bestimmten Zeitintervallen oder jederzeit nach Push/Pull holen. Auf diese Weise lässt sich der Abgleich aller Daten vereinfachen.
Durch die Möglichkeit einer automatischen Zeitplanung ist eine rechtzeitige Ausführung aller Aufgaben möglich. Dabei ist es unwichtig, ob es sich um einen Import, einen Export oder einen Abgleich handelt. Durch die genaue Planung lassen sich Unterbrechungen vermeiden. Ein fester Rhythmus wird eingehalten, der für die regelmäßige Abstimmung aller Daten von Bedeutung ist. Für eine Kontrolle des Fortschritts sowie zum Erkennen von Engpässen können Nutzer verschiedene Kontrollpunkte im System festlegen. Alle Aufgaben lassen sich in logischen Gruppen anordnen, bei denen Sequenzen beachtet werden, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
Die von Benutzern erstellten Regeln sind bei ReconHub besonders wichtig. Manuelle Vorgänge lassen sich so in Systemaufgaben umwandeln, die nicht mehr manuell auszuführen sind. Neben dem Abgleich an sich beinhaltet dieser Punkt die Umwandlung und Anreicherung von Daten. Außerdem lassen sich Ausnahmen kennzeichnen, um deren Wahrnehmung zu verbessern.
Bei den zu erstellenden Regeln müssen Nutzer keinen Code verstehen und brauchen nicht zu programmieren. Vielmehr handelt es sich um eine Sprache, die Excel ähnelt und von Nutzern übernommen wird, die nicht in der IT tätig sind. Fachkenntnisse beim Programmieren sind daher für eine Personalisierung des Systems nicht erforderlich. Nutzer legen selbst fest, wie stark die Abstimmungsregeln angepasst werden. Der jeweilige Ansatz richtet sich an die Bedürfnisse sowie an die Notwendigkeit, mit der bestimmte Regeln einzurichten sind.
In dieser Stufe ist eine vollständige Automatisierung von allen Abstimmungsprozessen vorhanden. Alle Vorgänge zwischen verschiedenen Systemen lassen sich vollständig integrieren. Dazu zählen Abgleiche und Exporte genau wie Datei-Übertragungen, um nur einige Optionen zu nennen. Sämtliche Prozesse werden von einer Stelle aus gesteuert. Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, wird der nächste ausgelöst. Dadurch lassen sich weitere Verzögerungen bei der Verarbeitung reduzieren.
Für den Finanzabschluss ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen entscheidend. Ein strenges Zeitmanagement sowie eine Verfolgung des Fortschritts fast in Echtzeit sind für die Abstimmung aller Daten entscheidend. Das ist vor allem in großen Organisationen der Fall, die Bilanzen mit hunderten von Konten umfassen.
Die Abstimmung und Zertifizierung der Konten sind nur durch eine vollständige Automatisierung mit genauem Zeitplan möglich. Mit dem ReconHub sind Sie in der Lage, diese Arbeitsschritte mühelos umzusetzen. Für die Umsetzung müssen nur Zeitrahmen und Dateneinspeisungen durch das intelligente Regelwerk festgehalten werden. Dann kann die Plattform die Aufgabe der automatischen Abstimmung erfolgreich übernehmen.
Zwar besteht der Traum von vielen Menschen darin, dass nach einem Sprachbefehl eine KI alle Befehle ausführt. Dabei werden sämtliche Szenarien, Variablen und Wahrscheinlichkeiten bedacht, die auftreten können. Ganz so weit ist die Automatisierung noch nicht, wobei die Zukunft sicherlich einen solchen Weg beschreiten wird. Heute ist es erst einmal entscheidend, Kontenabstimmungen sicher, zuverlässig und so zeit- und kosteneffizient wie nur möglich durchzuführen.
Abrantix bietet mit ReconHub eine Plattform an, die von Benutzern ganz individuell konfiguriert wird. Im digitalen Raum lassen sich Prozesse nachbilden, wodurch die Digitalisierung leichter fällt. Durch unser Produkt lässt sich der Grad der Automatisierung laufend optimieren.
Nutzer können von der Automatisierung profitieren und bewahren die Kontrolle über die Gestaltung aller Prozesse. Für eine automatische Umsatzabstimmung, die keine Kopfschmerzen mehr verursacht. Wir bieten für jede Finanzbuchhaltung sowie für jede Unternehmensgrösse individuell anpassbare Lösungen an.